公司文明办公管理规定.docx

公司文明办公管理规定第一章总则第一条为进一步推进管理转型，加强公司各单位的文明办公管理,培养员工良好的业务素质，全面提升企业形象，创造文明、清洁、美观、高效的办公环境，特制订本规定。第二章管理职责第二条文明办公工作由各部门负责人负责，具体日常管理工作由公司办公室负责组织检查考核。第三条公司办公室负责办公室的布局和布局。各单位不得擅自分配办公室，不得擅自改变办公室用途。第四条办公家具、电话、空调等设施设备由公司办公室分配，任何单位不得挪用。第三章卫生和清洁第五条各单位应当积极配合办公室做好卫生、检查、整改、日常维护等工作。第六条员工每天上班前、下班后，应当做好个人工作区域的清洁卫生工作。第七条办公室应清洁整齐（墙壁、门窗、屋顶、地板、电器、悬挂物、办公用品等物品应摆放整齐）。第八条楼梯、台阶等公共场所不得堆放物品，通道畅通；地上无痰、纸屑、烟头；绿色植物表面没有尘土。第九条每层保持清洁卫生，公共通道无“五不”（即无烟头、纸屑、剥皮、痰液、污水、垃圾、涂鸦、门窗、玻璃、墙壁、尘土和污迹）。第十条卫生间应当通风、清洁、卫生，无异味、污物；下水道应畅通，无积水和堵塞;脸盆很干净，没有污迹和霉菌。第十一条办公室应当保持清洁整齐，各办公室值班人员应当积极做好值班卫生工作。垃圾实行袋装，保证“日产日清”不堆积，并在指定地点堆放。第十二条禁止在室内和公共场所随地扔烟头、随地吐痰。室内陈列要美观大方，办公台面要保持干净清洁整齐，不得有杂乱堆放的现象。第十三条厂区内的全部道路，由相关部门负责。各部门安排道路清洁和日常养护，办公室负责定期检查和考核。第四章景观第十四条公司办公室负责绿化美化。办公室应按要求在办公区合理布置绿色植物，实现美化Q第十五条厂区内的全部绿地，应当向相关部门负责。各部门安排日常维修工作，由办公室提供维修指导。如果责任区域的绿色植物因未能按要求维护而枯萎或死亡，办公室可根据成本情况对相关部门进行评估。第十六条公共区域的绿色植物由办公室负责维护，不得挪用公共区域的绿色植物。第十七条办公室负责制作办公室门牌标牌、导则等宣传材料，未经总经理办公室许可，各单位不得移动、撕毁。第五章文明礼仪第十八条穿戴清洁整齐，端庄大方，凡有统一制服的单位，员工当班应着工作服，工作服须清洁整齐，纽扣齐全、扣好。禁止袒胸露背。第十九条禁止穿奇装异服。男士禁止留长发、蓄须。女士禁止浓妆艳抹。第二十条站立时要双脚并立成40度，双手自然下垂交叉放在胸前或交叉放至背后。禁止双手抱胸或手插在口袋。第二十一条办公室禁止趴着或翘着二郎腿等不良行为。进入他人办公室应先敲门，征得同意方可入内，事后应及时离开。第二十二条招待客人应热情大方、不亢不卑，忌慢待、敷衍或刁难；洽谈业务要精力集中，把握要领，忌随意许愿、言而无信。禁止泄漏公司秘密、诽谤他人企业。第二十三条交谈时说普通话，要口齿清楚，条理清晰，言简意赅，注意在介绍、招呼、告别时使用礼貌用语。第二十四条迎客时自己在前引路，并请客人先进办公室；送客时自己在后，站在门外，目送对方直至其消散在视野中，如其回首，宜微笑点头、招呼回礼。第二十五条接打电话声音要柔和适度、语言热情；使用常用电话文明用语，不在电话上训斥人，不摔挂电话。第二十六条电话铃响三声之前拿起听筒，第一句是“您好”，窗口单位第一句是“您好，*公司”，如办公室、供销处等。语气亲切大方，结束时，确定对方已说完，运用“再见！”等文明语，并让其先挂电话。第二十七条若是接转别人电话，则说“请稍候”；如他人不在，则说“如果方便，我可以转告:不得使用公司电话联系私事，禁止拨打与工作无关的信息台。第二十八条使用电话应长话短说，不易表达可以通过手机短信或传真进行，以节约话费。第六章工作秩序第二十九条严格遵守作息时间，不得迟到早退，不无故缺勤，严格执行请销假和考勤制度。第三十条上班时间不许大声喧哗、不串岗、不闲聊、不争吵、不干与工作无关的事。第三十一条按时参与会议。会议期间，与会者必需将通讯工具关闭或调至静音状态。开会期间避免频繁进出或在室内打电话，以免影响他人。第三十二条专心开会，作好记录，禁止交头接耳开小会或阅看与会议无关的报刊、手机短信。第三十三条未经由意，不许擅自改变室内电源线路和增加用电设备。禁止随意使用或挪动消防设备等设施，消除在室内存放易燃易爆物品。第三十四条下班时，最后离岗者应关闭室内全部电器电源，并锁好门窗第七章设施使用第三十五条办公设备是公司的固定资产，除财务会计帐记载外，办公室要进行登记、领发、回收。未经许可，不许擅自挪用办公设备。第三十六条办公设备由办公室进行不定期的检查核对，使办公设备做到帐、卡、物符合。第三十七条做好办公设备定期维护、保养、检查等事故预防安全工作Q为延长设备的使用寿命，应做好日常的保养工作，确保其高效率、高质量。第三十八条处室专用的设备由处室指定专人定期清洁维护，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。第三十九条办公设备必需达到“四定”、“五无”要求。L四定：定人管理、定位放置、定完好率、定期检查；2.五无：无人为损坏、无残缺不全、无公物私用、无凌乱、无改变用途。第四十条发现办公设备损坏或发生故障时，应立刻向办公室报修,以便及时解决。第四十一条使用复印机复印文件，要双面复印，注意节约使用复印纸，未经办公室主任许可，不得复印公司领导签名文件Q第四十二条使用打印机打印文件，没有特别要求，不得使用彩色打印，注意节约打印机耗材，凭旧墨盒领用新墨盒，日常加强维护以延长墨盒的使用周期0第四十三条使用传真机收发传真要登记，不得使用传真机复印材料，严禁传真涉及公司机密的文件。第八章电脑管理第四十四条办公电脑要指派专人负责管理，定期清理文件资料,定期检查病毒，做好电脑清洁、除尘工作。第四十五条防止电脑病毒的传播，不得随便使用外来程序。若需使用，必需经过查杀病毒软件“检疫”方能上机器（包含上级下发程序），一旦发现电脑出现异常，应及时通知电脑管理人员。第四十六条设备保全处要指派电脑管理员建立公司电脑档案，记录电脑购置情况、性能、常用软件、功用、责任人等。第四十七条设备保全处要指派电脑管理员定期对公司全部的办公电脑进行定期检查，对不按规定使用电脑，造成信息外泄、病毒感染、文件缺失、设备损坏，要追究相关人员责任0第四十八条电脑开通互联网必需进行严格控制，由办公室审核,电脑管理员安装专业防火墙软件，并对操作人员进行电脑信息安全培训后，经测试合格后，方可开通互联网。第四十九条对外联络部门，需及时获取外界信息，可申请开通互联网，使用财务系统、销售发运系统、DCS系统的电脑严禁开通互联网。第五十条开通互联网的电脑，不得阅读与工作无关的网页，不得从事网络游戏、聊天等，不得对外发送涉及公司机密的电子邮件。第五十一条电子文件要建立文件夹分类存放，文件夹属名要简便明了，易于检索文件，重要文件要加密保存。第五十二条重要电子文件或文件夹应定期备份，并做好记录，妥善保管，防止遗失、损坏。第九章文件管理第五十三条办公文件是指办公进程中产生的文件，是管理人员保存的具有肯定时效性，可追溯价值的资料，不包含技术资料和技术档案，以及财务档案、文书档案。第五十四条办公文件不属私人文件，岗位变动要办理办公文件交接，不得擅自烧毁文件或带走。第五十五条办公文件要摆放整齐，分类存放，标识统一、清楚,便于查阅。第五十六条办公文件作为本单位的内部文件，除需要保密的外,要充分共享，随时查阅。第十章附则第五十七条本规定自下发之日起开始执行，同时相关其他文件废止。第五十八条本规定由办公室负责解释。