公司重要事项发函制度.docx

公司重要事项发函制度一、书面函件对于重要事项的正确处理及后续处理均有重要意义，但是，因有关人员保管不当或后续人事变动、交接遗漏等原因可能导致重要函件丢失或后期查找不到，从而给公司造成不应有之损失。为确保后续有关人员顺利找到有关重要函件，特就函件的拟定、份数、发函、保管、借阅、借用等进行规范。二、凡是涉及工期、进度、数量、款项、质量、维修等事项的沟通、协商、确认、变更、催办、通知等均为重要事项；凡是已发生争议或未来可能发生争议的事项均为重要事项；凡是公司部门或有关领导认为属于重要事项的一切事项均为重要事项。三、凡是涉及重要事项的正式沟通必须以书面函件方式进行，如事情紧急可先电话、短信、微信方式等沟通，事后应补寄书面函件，以确保重要事项的沟通都事后有书面证据，防止出现事后遗忘或事后无据可查等情况发生。四、重要函件的拟定必须经有关业务部门研究、讨论及与法务部门沟通后正式拟定。重要函件的盖章必须走集团OA用印申请流程，流程中必须备注涉及的单位名称、函件主要内容等信息，以便后期通过OA流程查明有关事项处理情况。五、重要函件的邮寄必须走集团OA寄件流程，流程中必须上传已盖章函件的PDF扫描件，必须备注涉及的单位名称、函件主要内容等信息，以便后期通过OA流程查明有关事项的处理情况。六、重要函件的存档时必须与快递单客户联、邮寄查询结果打印件一并保管（无论外单位是否实际签收），以便证实是否实际邮寄及对方是否实际签收等。七、重要函件的份数要求最少一式三份，邮寄给有关单位一份，保管印章的档案室应留存一份，负责寄件的有关业务人员应留存一份，以便事后查找、使用。八、有关业务人员如发生人事变动必须与有关业务的接管人员认真做好有关重要函件的交接工作，以便后续业务人员了解、正确处理后续有关事项。九、有关人员到档案室借阅、借用重要函件，必须走集团OA借阅流程，流程中必须注明借阅或借用目的等信息，如借用原件应在有关事项处理完毕后及时归还重要函件原件，以备后续能再次使用等。XXXXXXXXX有限公司XX部