记录信息控制程序.docx

记录信息控制程序文件编号：HK-QP-02编制部门：人力资源部版本/版次A/0制定审核批准总页数4发行日期2022-01-061 .目的为管理体系运行的适宜性和有效性及符合性提供客观证据，并确保记录得到有效控制。2 .范围适用于质量形成、环境监控和管理体系运行中各项活动记录的管理。3 .职责3.1 记录的执行部门负责标识、收集、编目、查阅、归档、储存、保管和处理记录。3 .2人力资源部负责记录的统一管理，负责公司质量质量记录一览表的建立和登录。4 .3管理者代表负责批准外部人员调阅记录。4.作业内容4.1 记录的种类须进行管理的记录种类如下所示：（1）文件管理记录；（2）管理评审记录；（3）人员培训记录；（4）能力确定与资格认可记录；（5）生产管理控制记录；（6）合同评审记录；（7）供应商评审记录；（8）采购产品验证记录；（9）产品标识记录；（10）监测装置校准与验证、监测装置失效的评审处置记录；（Il）产品监视和测量记录；（12）内部体系审核记录；（13）不合格品处置记录；（14）纠正/预防措施记录；（15）产品设计开发记录。4.2记录的标识4.2.1表格规划4.2.1.1相关程序文件的编制者，应依据记录种类的要求，在程序文件中规划表格，以记录有关的信息。4.2.1.2在规划表格时，应赋予表格适合的名称，以便使用者能够掌握表格的记录信息的种类。4. 2.2表格编号及格式控制表格按照“文件信息控制程序”进行编号，赋予表格唯一的表格编号，并由人力资源部以质量质量记录一览表管理表格格式与版本。4.3 记录的填写、收集4. 3.1记录填写时，要求清晰、明了，避免潦草。5. 3.2所有记录不得擅自销毁涂改，若有改动，须签名确认。6. 3.3各相关部门，根据现场工作内容，收集整理有关记录。4.4 记录的编目、归档将收集保存的记录，按其内容（如：客户、厂商、日期、序号、产品、类别等）或记录编号，编制目录，予以归档，以易于查找。4. 5记录的保存1. 5.1保存方式：文件夹装订，档案卷宗等形式。4. 5.2保存环境：储存地点须有良好的环境控制（干燥、通风、防水、防火、防虫、防化学物品腐蚀），以防止记录损坏、变质或遗失。5. 5.3记录表单：存放部门及保管年限，参见质量记录一览表。4.5.4各类质量记录必须清楚、干净、标示日期及编号，并整齐有序的保存。4.5.5供应商提供的有关记录等由采购部保存,保存期限为三个月。4.5.6传真纸若属热敏传真纸，且该记录须保存三个月以上时，应以复印件储存。4.6记录的维护：各保管单位每月需检视记录一次，如有变质污染、破损等现象，应及时予以修正整理。4.7记录的处理：根据保存年限，如有超过期限者，可由保存部门销毁过期无效的记录。4. 8记录的调阅4. 8.1记录保管部门应禁止非相关人员调阅记录。5. 8.2当外部人员须调阅/复印记录时，应经管理者代表同意后方可复印或借阅相关的记录。6. 8.3合同要求时，同一期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。5.相关表单5. 1质量记录一览表6. 相关文件6.1 ”记录信息控制程序”6.2 ”文件信息控制程序”附件一：记录控制流程图相关文件与使用表单流程行政部各部门部门负责人各部门负责人行政部各部门行政文员行政部质量记录一览表记录信息控制程序