视频会议室管理制度.docx

视频会议室管理制度为管理和使用好视频会议室，充分保障视频会议系统正常运行，切实发挥好视频会议室的功能和作用，结合工作实际，特制定本制度。一、会议室管理。视频会议系统由局信息中心统一管理,各单位需要使用视频会议室时，应提前半天与局信息中心对接，局信息中心统一安排，调试会议视频信号。二、信号调试。视频会议系统的调试和保障工作由局信息中心专业人员负责；按照省市会议视频信号调试要求，提前调试信号，确保信号传输正常，并在会议开始前30分钟启动视频系统，视频信号调试保障人员无特殊情况不得离开会场。三、会议通知。综合性视频性会议由局办公室负责通知,业务性会议原则上由会议所属业务单位和职能股室负责，并提前与局办公室对接，协调相关领导参会，做好会议通知记录，做到责任到人。四、会场布置。由会议主办业务单位、职能股室，主动做好会场桌签摆放、座次安排、座次表制做。五、会议组织。由会议主办业务单位、职能股室负责,引导参会人员做好会议签到，按照座次整齐就座，做好参会人员清点、会场秩序维护等工作。六、会场服务。由会议主办业务单位、职能股室负责,做好会场服务保障，定时为参会人员提供茶水服务（每30分钟添水1次）;按照疫情防控要求提前准备一次性医用口罩，衔接局疫防办做好会场消杀等疫情防控工作。七、会议记录。由会议主办业务单位、职能股室安排专人做好会议内容记录。八、有关要求。会议主办业务单位、职能股室要统筹安排，明确会务分工，靠实工作责任，做到各负其责，相互补位，确保会务全流程无缝衔接，高质量保障视频会议正常召开。九、其它。会议结束后，由视频会议调试人员关闭视频会议系统，关闭空调、电灯、会议室门窗，由会议室清洁人员做好会场清洁。