记录控制程序.docx

XXX电子有限公司编号第1页共3页记录控制程序第A版第0次修改1.0目的对记录进行控制，为产品、过程质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。2.0适用范围适用于与本公司质量管理体系要求有关的所有记录的控制。3.0职责3行政部是记录归口管理部门,负责检查、监督、管理各部门记录控制情况。3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的记录，并对记录的填写进行检查。4.0工作程序4.1 记录的范围和形式4.1.1 记录的范围包括提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的记录。如货物收发记录、产品检验记录、过程控制记录、体系运行记录等。4.1.2 记录的形式可以用文字形式，也可以用电子媒体形式。4.2 记录的标识421对记录采用编号、版本号进行标识。原始版本为A/0版，按A/1版、A/2版顺序换版，修改一次换版一次。记录的编号方法：4.3记录的填写4.3.1 记录填写应及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。4.3.2 记录填写应用蓝色或黑色墨水的钢笔或圆珠笔,（除财务记帐外）不得用铅笔或红色墨水的钢笔、圆珠笔等。4.3.3 记录出现填写错误，需要更改时，应由记录者本人更正，其他人无权更动。更正时先用“一”短线划在记错的文字、数字或符号上，然后在旁边写上正确的文字、数字或符号。不得在记错的文字、数字或符号上涂改。必要时，在更改处另盖更改印章。4.4 记录的贮存、保护。4.4.1 各部门负责收集本部门的记录，并有专人或兼职人员管理。4.4.2 记录贮存的责任单位应安排适当的贮存地点,并保持其空气流通、干燥。4.4.3 行政部编制记录清单并规定各种记录的保存期限。各部门按规定的期限保存记录，对于保存期一年以上的记录由本部门保存,每年初归档一次。4.4.4 记录管理人员应把记录分类、按记录日期的顺序存放，保持记录清晰，便于检索。4.4.5 各部门应对记录妥善保存，防止霉变、虫蛀等损毁，并采取必要的安全防范措施，确保不丢失等意外情况。4.4.6 电子记录包括E-MAlL,发出的电子邮件以电子记录贮存，按客户名称分类贮存在“已发送邮件箱”。4.5 记录的处置记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由记录保管人员填写文件销毁保留申请表交行政部审核,经批准后进行销毁.4.6 记录格式4.6.1 各部门的记录格式，由公司组织设计编制，经审核批准后投入使用，审批原件交行政部存档。4.6.2 根据需要可对记录格式进行更改，具体执行文件控制程序有关文件更改的规定。5.0相关文件文件控制程序60记录6.1记录清单6.2文件销毁申请表