信息交流控制程序.docx

信息交流控制程序版本更改类型生效日期更改内容会签部门：品质：工程：采购：业务：研发：DCC：生产：PMC：行政：财务：制作：审核：批准：1、目的为使内外部质量、环境和职业健康安全信息能迅速、有效地进行交流，特制定本程序。2、范围适用于所有内部质量、环境和职业健康安全信息和来自外部相关方的质量、环境和职业健康安全信息交流与处理。3、职责3.1品保部：负责本公司内部质量、环境和职业健康安全信息的收集、传递工作和外部（包括分公司）信息的记录及有关的处理工作。3.2管理部：负责接收、处理政府环保、劳动和消防等部门对公司在环境、消防安全、职业健康安全工作方面的要求和周边单位对公司在环保和职业健康安全方面的要求，并及时通报给品保部。3.3采购部：负责向品保部和制造部提供塑料、化学品的质量信息及对供货商提出环境保护和职业健康安全要求。3.4营销部：负责传递顾客对产品的质量、环保和职业健康安全要求或投诉。3.5各部门：及时向相关部门传递和向本部门员工传达有关质量、环境和职业健康安全信息。4工作程序4.1内部信息交流4.L1需得到交流的内部信息内容，包含但不限于质量、环境和职业健康安全方针、目标（指针）、重要环境因素、重大危险源、体系文件的制定与修改、危险化学品的性质、培训安排、监测和统计的结果、环境行为和危险源的改善信息、内审和管理评审的情况、质量统计报表、质量/环境/职业健康安全不符合及纠正预防措施、紧急事故信息、体系运行的其他信息。4.1.2内部信息的交流方式内部信息可通过每季的管理体系检讨会、相关其他会议、联络单、公告、教育培训、日常报表、汇总报告、数据传递、内部计算机网络、电话、广播、报警铃、员工代表信箱、EFail等方式进行并记录，信息交流方式以会议形式进行时会议主持部门应填写会议记录。4.2外部信息交流4.2.1外部信息的内容，包含但不限于适用的质量、环境和职业健康安全等法律法规变化的信息、市场动向、产品开发信息、顾客的询价、合同的处理及更改、顾客信息的反馈、政府部门对本公司的要求、周边单位和居民对本公司在环保和职业健康安全方面的投诉及期望等。4.2.2外部信息的接收和处理1）外部环境和职业健康安全信息由各对口部门接收、记录，并及时将环境方面的信息传递给品保部，由品保部填写信息反馈单，如果某一信息涉及重要环境因素和重大危险源，则由接收部门提出处理意见，必要时报总经理批准后答复对方。2）外部质量信息由各对口部门接收、记录，并及时将质量方面的信息传递给制造部和品保部，由品保部进行调查并提出处理意见，必要时报总经理批准后答复对方。4.2.3质量、环境和职业健康安全管理体系检讨会1）质量、环境和职业健康安全体系管理检讨会在每季度的最后一个月的月未举行，由总经理及各部门主管参加，管理者代表主持，由品保部负责组织进行，文员对会议内容记录和整理会议纪要分发至与会人员。2）检讨会会议内容：A体系的完善性，符合性和有效性；B部门/人员的权责和接口；C资源分配情况；D客户满意度及客户要求识别；E前一次检讨会问题的跟踪；F纠正和预防措施实施效果的验证；G管理评审会议有关事项的跟进。3）检讨会组织：每次检讨会前由推行干事提前下达开会通知，各与会人员将相关资料汇总至推行干事处。检讨会上,管理者代表组织与会人员就各项问题逐一讨论，落实责任人，予以跟进,文员须对会议内容详细记录，品保部依会议记录跟进各问题的处理。4）日常针对体系问题，各部门各层次人员都可以提出改善建议，填写内部联络单联络相关部门/人员研究处理方案，必要时组织专题会议，协调解决问题。5）管理评审按管理评审程序进行。6）其它不定期的会议沟通：针对一些重要的体系改善提案，提出人可根据需要组织相关人员召开会议讨论，讨论应有会议记录，并归档。提出人须对问题进行跟踪已确定问题解决。7）属管理部的议题，可采取“公告栏”方式与相关人员进行有效沟通。4.3职业健康安全员工代表信息交流1 .3.1由管理部负责选举或通过会议任命形式产生职业健康安全员工代表，并保留相关选举或会议记录，并向员工公布。2 .3.2职业健康安全员工代表每年选举一次，管理部应及时组织职业健康安全员工代表的选举。4 .3.3职业健康安全员工代表应建立“员工代表信箱”，当员工有抱怨或职业健康安全改进建议时，可以书面形式投入“职业健康安全员工代表信箱”或以E-mail和口头形式反馈给职业健康安全员工代表，职业健康安全员工代表每三个工作日至少要打开信箱查阅相关信息。5 .3.4职业健康安全员工代表接到员工抱怨或改进建议时应填定员工反馈登记表并根据抱怨或建议的类型联系相关部门或公司高层领导解决，解决结果应记录在员工反馈登记表上，并以E-mail或公布栏的形式向员工公布。4.3.5职业健康安全员工代表有权向各部门或公司领导提出员工职业健康安全有关改进的建议，对违反法律法规或公司安全操作规程的事件有权向公司或相关人员提出改进的建议，必要时可发出纠正措施报告给相关部门。6 .3.6职业健康安全员工代表应参加管理评审会议，提交职业健康安全业绩改善和改进报告。4.4email信息交流管理内部信息和外部信息的交流或传达，均可使用EmaiI形式进行，但应根据相关信息交流内容和文件规定，应填定相应的电子文文件表格传送，信息以email传出具有与传送人签字确认文件同等效应。Email发送内容保存期限按记录一览表执行。5、相关文件和记录5.1管理评审程序7 .2信息反馈单7.1 内部联络单7.2 员工反馈登记表5. 5会议记6. 6记录一览表