合作供应商的告知函模板.docx

合作供应商的告知函尊敬的XX集团供应商伙伴：为了提高XX集团的工作效率，杜绝物资供应合作过程中各个环节的拖延、刁难等不规范行为，打造XX集团越来越好的营商环境，现将相关事宜告知如下：1.职责范围：在与XX集团合作期间，供应商伙伴只需负责按规定参与报价、起草技术协议、合同协助盖章、合同按期交付、产品指导安装、定期培训售后，以及开具增值税专用发票等工作；在整个业务流程中，剩余相关的技术协议审批、采购合同审批、到货卸车、办理验收、办理入库、办理入账、办理付款、办理质保等所有内部手续，均由XX集团内部负责，无需供应商参与办理。2 .技术协议：XX集团XX主席要求推行【不见面服务】，供应商中标后在起草技术协议过程中，如需与使用单位沟通技术参数，则尽量以电话沟通为主，非必要使用单位无权要求贵公司前往现场签订技术协议。技术协议的起草时间不得超过3日，在沟通技术协议过程中，使用单位如有拖延和刁难现象，可及时举报并反馈。3 .到货卸车：货物送到使用单位之后，由XX集团负责免费卸货验收，卸车规定白天随到随卸，晚上可提前预约卸车。大型设备卸车时，如需行吊、吊车等吊装设备时，由XX集团负责租赁，供应商伙伴无需承担任何费用。但为了保证卸货效率，避免等待浪费时间，请供应商伙伴提前1-2日提前告知相关仓储科，由他们提前进行租赁。在装卸车过程中，物资仓储科如有拖延、刁难和收费现象，可及时举报并反馈。4,入库办理：物资卸货之后，XX集团规定材料配件在24小时内完成验收入库，设备在3日内完成验收入库。在验收过程中如有问题无法入库，仓储科会及通知供应商处理。物资仓储科不得因缺少收货清单、送货材料清单不全、验收未完成等各种理由拖延入库。供应商伙伴送货后,物资仓储如逾时未办理入库（XX集团已上线供销协同模块，入库后供应商伙伴可在友空间中直接收到消息通知）。在办理入库过程中，物资仓储科如有拖延和刁难现象，可及时举报并反馈。5,退货换货：若供应商伙伴货物验收存在问题，需要退换货物时，出门证由物资仓储科统一办理，无需供应商伙伴办理手续。为了提高效率,供应商伙伴可提前预约物资仓储科办理出门证，以节约办理时间。在办理出门证过程中，物资仓储科如有拖延和刁难现象，可及时举报并反馈。6,发票入账：供应商接到XX集团开票通知后，按要求开具增值税专用发票（XX集团已上线供销协同模块,入账后供应商伙伴可在友空间中直接收到消息通知）。XX集团规定，采购经理收到发票后7日内必须完成入账。在办理入账过程中，采购经理如有拖延和刁难现象，可及时举报并反馈。供应商伙伴在合作过程，如发现上述违规行为或者其他违反廉洁自律的行为，可直接联系物资管理部部长*或关注下述公众号进行反馈。实名反馈者，XX集团将在3日内完成调查，并向您反馈调查结果。XX集团良好的营商环境，需要大家共同努力！XX集团愿意与所有供应商伙伴一起同担风雨、共享阳光，互惠互利，合作共赢！XX集团物资供应系统2023年11月10日