文件控制程序.docx

XX有限公司文件控制程序文件编号：Q/ENN0909-P-202202版本：AI编制：审核：批准：生效日期：2022.6.1受控：XX有限公司HSE程序文件编号：Q/ENN0909-P-202202版本：A1生效期：2022.6.1文件控制程序1 .目的及适用范围为对公司环境、职业健康安全有关的文件进行有效的控制，确保相关部门和人员所使用文件的及时性、有效性，防止作废文件的非预期使用，保证管理体系的正常运行,特制定本规定。适用于公司所有与HSE管理体系有关文件的控制，包括适当范围的外来文件的控制。2 .职责2.1管理者代表负责组织手册、方针目标、行政文件的编写。2 .2QHSE赋能群负责文件发放、回收、更改、销毁，各部门负责部门内使用文件的管理。2.3 各部门负责本部门归口条款的运行控制文件的编制。2.4 外来文件（指国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由管理者代表确定分发范围和数量。3 .工作程序3.3 文件的分类公司HSE管理体系文件包括： 管理手册 程序文件 第三层文件，包括：公司规定、记录3.2文件的编号3.2.1管理手册和程序文件的编号按下列规定进行：QENN0909XXXXXXXI文件序列号文件类别-XX有限公司XX有限公司HSE程序文件编号：Q/ENN0909-P-202202版本：A1生效期：2022.6.1文件类别：MM：管理手册、手册ManUalP：程序文件ProcedureR：公司规定、制度RegulationF：记录Fonn3. 2.2文件版本号AO>Al表示A版（第一版）/未修改、A版（第一版）/第一次修改。3.3文件的编制、发布、批准3.2.1管理手册由QHSE赋能群编制，管理者代表审核，总经理批准。3.2.2程序文件由各部门编制，各部门经理审核，管理者代表批准。3.2.3第三层次文件由各部门相关人员编制，各部门经理审核，管理者代表批准。管理体系文件在发布前，应审核文件的符合性、适宜性、充分性，确保文件是准确的、适宜的、充分的（内容正确、清晰、完整、与其它文件协调一致，并容易理解）。3.4文件的评审每年管理评审时或适当时机，评审文件的适宜性，因评审或其它原因需对文件进行修改时，应填写文件更改通知单，新文件发布前应再次批准。3.5文件的发放，使用和管理3.5.1QHSE赋能群负责文件的发放、回收、更改、销毁。文件发放前，QHSE赋能群在封面标识“受控”或首页上加盖“受控”印章。3.3.2外来文件由管理者代表确认后，管理者代表确定外来文件的分发范围和数量，做好发放登记手续。3.5.3文件发放前，必须由管理者代表根据工作需要，确定文件的发放范围和数量，确保使用处获得适用文件的有关版本。3.5.4各部门负责部门内所使用文件的管理。1.1.1 5.5原版文件由QHSE赋能群控制，并在文件夹或文件袋上标明原版文件，或以电子文档形式存档，以便于复印及与其它文件的识别。3.5.6 各部门应指定专人（可兼职）管理文件，文件应有条有序、分类存放，以便于识别、存取和查阅，并填写文件清单，清单中应注明文件的名称、编号、版本号、发放日期,XX有限公司HSE程序文件编号：Q/ENN0909-P-202202版本：A1生效期：2022.6.1以识别文件的现行修改状态。外来文件（包括地方法律、法规、国家标准、行业标准、产品标准）注明文件名称、出版日期、来文单位等内容，并按类别填写在法律法规与其他要求清单中。3.5.7 任何受控文件应保持清晰，易于识别，任何人不得在文件上乱改乱画。3.5.8对于丢失、损坏或不够用的文件，应由使用部门提出申请，说明原因，经管理者代表批准后，才能补领，并办理文件发放手续。3.5.9应确保与HSE体系相关的各部门和现场获得同一文件的有效版本。3.5.10本公司文件的媒体形式：主要为文件形式的纸版本，电脑里的管理文件应由QHSE赋能群作好备份。3.6文件的更改3.6.1当文件可操作性或内容出现问题时，需要对文件进行更改。3.6.2所有文件的更改，都必须填写文件更改通知单。3.6.3文件的更改由QHSE赋能群负责，更改后的文件应经管理者代表审批。3.7文件的作废和销毁3. 7.1文件更改后，收回的作废文件，由QHSE赋能群进行销毁，并在文件收发记录表上作好标记，所有作废的文件及时撤离现场或加盖红色的“作废”章。4. 7.2如有关部门因工作或有参考价值需要保留一份作废文件时，需在文件上盖“作废保留”章，供参考使用（一般保留正版文件）。5. 7.3换版的HSE手册和程序文件必须保留一份作废版本，由QHSE赋能群保存。6. 8外来文件的分类与保管和更改与业务有关的法律法规、标准规范等由QHSE赋能群负责保管，建立外来文件清单。7. 相关文件Q/ENN0909-P-202203记录控制程序8. 记录文件清单法律法规与其他要求清单文件收发记录表文件更改通知单