能源管理体系文件记录控制程序.docx

能源管理体系文件记录控制程序1目的及范围对公司能源管理体系保持运行的记录进行控制和管理。本程序适用于XXXXXXXX化工有限公司（以下简称公司）。2引用文件GB/T23331-2013能源管理体系要求GB/T19000-2008质量管理体系基础和术语GB/T19001-2008质量管理体系要求Q/XX20057文件控制程序Q/XX20138标准化工作管理办法3术语本程序均采用GB/T23331能源管理体系要求中的术语。4职责4.1 管理者代表是记录控制过程的主管领导。4.2 安全生产部为记录控制过程的归口管理部门，负责制定能源管理体系的记录控制程序，并监督执行；负责对文件和资料管理单位上报的记录清单进行审核、汇总。4.3各类文件和资料管理单位负责制定与管理体系文件相配套的记录。4.4各单位负责本单位填写的记录的收集、编目、归档、查阅和保管。4.5各类记录的填写人和审核人应对记录的真实性负责。5工作程序5.1 记录分类5.1.1 原始记录：如操作记录、检验记录、监测记录、计量检定/校准记录、计量确认记录、能源采购的有关记录等。5.1.2 统计记录：台帐、日报、月报、季报、年报等。5.1.3 综合性记录：各种报告、会议记录、总结等。5.2记录的载体形式5.2.1记录的形式：可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁带、胶片、电子版本等。5.2.2记录的形式及内容要求：在相应的管理体系文件和标准中作出规定。5.3记录的编制（国家有规范的记录除外）5.3.1记录格式内容具有共性的，由各标准、文件和资料归口管理部门统一设计编制，部门负责人批准后使用；不具有共性的由使用单位设计编制，并报文件和资料归口管理部门负责人批准后使用。5.3.2记录的编号、标识编号按标准化工作管理办法执行。标识主要以名称和编号为主，需保密的记录应加盖“保密”印章。5.3.3对通用性的记录表格应在右上部编号，同一格式内容的记录同一编号。5.4记录的管理5.4.1记录的归口管理部门和使用单位都要明确或授权具体人员负责记录的管理工作，对所管理或使用的记录应建立“记录汇总表”，以便于存取和查阅。当管理内容无变化，只有记录内容变更时,应填写“记录新增或变更申请审批表”中提出更改申请增加、修订。5.4.2电子文本记录的管理a）生产系统数据存储电子文本记录由生产控制系统完成；b）在办公自动化系统和档案管理系统上发布的记录，由相应管理部门（单位）对口管理人员完成；C）电子文本记录录入、修改和确认人员，必须具备维护记录真实性的能力，只有在电子文本的记录具有可追溯性（即具有记录更改条件控制痕迹）时，电子文本记录方为有效。5.4.3各种记录应确保只有经过授权的人员才能进行填写、修改、出具和删除记录的工作。5.5记录的保存5.5.1记录的保存期限分为有限期保存和永久性保存，保存期最短为十二个月。每种记录规定的具体保存期由归口管理部门确定，在各单位记录汇总表中填写，其中具有共性的记录保存期应与格式同时发布。5.5.2记录填写单位应及时收集已生成的记录，采用合页装订成册等方式进行分类作为档案保管，以便存取和检索。保管环境应适宜，防止记录损坏、变质和丢失。5.6记录的查阅5.6.1 相关人员可在网络上、档案室查阅。5.6.2 若外来人员查阅记录，需经归口管理部门同意后方可查阅。5.6.3 顾客需要记录时，经主管领导批准后可提供该记录的复印件。5. 7记录的填写规定6. 7.1所有的记录填写都应真实、准确、及时，内容齐全、完整，字迹清晰,并使用法定的计量单位。5. 7.2记录的填写要求a）记录采用钢笔（蓝黑墨水）填写、签字笔（蓝黑）填写。记录不允许转抄转录。b）整行空格在行首划横杠“一”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“一”；c）整列空格在列首划竖杠“I”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“一”；d）计算机输出记录中的空格、生产过程中各类控制分析原始记录中的空格可不填写；e）记录中的个别“空格”要从左往右在空格的中间部位划横杠，横杠不应超过左、右边界，其长度略为空格的2/3；f）记录中的备注栏，可留空格；g）从某行开始以下全空，在此行右上角盖蓝色“以下空白”印章或注明“以下空白”字样；h）记录不应涂改，因记录笔误需更改时，用横杠注销，在横杠上方由本人更正，重要的记录如产品合格证、成品检验报告单等，一般不可更改，确需更改时，更改处应加盖本人印章或签名，或者填写新的记录；D停工装置的记录空格，可在左上角盖蓝色“停工”印章，其余空格可不填。5.8 记录格式的更改、取消5. 8.1由记录使用单位提出记录格式的新增或更改申请，并附更改后的格式样本，陈述更改的理由，由归口管理部门按5.4.1条审查批准后执行。6. 8.2新格式记录使用的同时，原格式空白记录即视为自动作废，使用单位应立即停止使用并将其撤离。7. 8.3当不再需要某种记录时，使用单位应在填写“记录新增或变更申请审批表”对应标准中提出撤销该记录的申请，对该标准进行非实质性修订，经归口管理部门负责人批准后取消。当标准修订撤销某种记录时，与标准制修订审批流程一起审批后撤销。5.9 记录达到保存期后由使用单位填写“记录销毁登记表”，经本单位领导批准，核实无误后，记录保存单位方可销毁。5.10外来记录的控制外来的记录（如：供应商提供的原材料出厂检验报告，计量检定报告，环境检测报告等）由相关单位保存，如果没有特别规定，保存期不得低于3年。6相关文件文件和资料的控制程序7附件记录新增或更改申请表记录汇总表记录作废登记表记录销毁登记表