企业档案保护工作概述.docx

企业档案保护工作概述企业档案的保护就是针对档案制成材料的各种特性，按照它们的物理、化学性质及其运动变化的规律，采用科学的方法进行保护，防止其损毁和褪变，最大限度地延长档案的寿命的工作。档案保护工作是通过对档案制成材料损毁原因进行研究分析，寻找保护档案的科学技术方法，使档案不受损坏。档案制成材料本身的性质，也直接关系到档案制成材料的耐久性。一般来说，档案制成材料的质量好，耐久性就好，档案的寿命也就长；质量差，耐久性就差，档案的寿命也就短。如果在不适宜的温度与湿度、光线、有害气体、灰尘、虫、霉、水、火以及机械磨损和污染等环境下，档案的寿命就会明显缩短。将这些不利因素的影响降到最低，是档案保护的重要任务。档案制成材料的耐久性是档案保护工作中重要的研究对象。耐久性通常是指在保存和使用的过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持原有理化性能的能力。（一）档案纸张材料的耐久性造纸植物原料主要成分有纤维素、半纤维素和木质素，纸张中纤维素成分越多，纸张就越耐久。半纤维素可适量有之，木质素含量越少越好。因此，从棉花、破布、亚麻、檀皮等得来的纤维，可用于制造耐久性好的纸的原料，原因是这些原料制得的纸浆纤维素含量高，而且纤维素的聚合度也很高。草浆纤维则正好相反，所以不能制造出耐久性好的纸张。（二）档案字迹材料的耐久性字迹的耐久取决于字迹色素成分是否耐久不褪色，以及字迹色素与纸张结合是否牢固。这两个因素的综合效果，决定着字迹耐久的程度。档案字迹色素成分主要有碳黑、颜料、染料等。碳黑是碳素元素的一种，其物理性质和化学性质都很稳定，是最耐久的色素成分。墨和墨汁、黑色油墨、黑色铅笔等的色素均为碳黑。颜料是一种非扩散性的无机或有机的着色剂，是较为耐久的色素成分。彩色油墨、蓝黑墨水、红蓝铅笔、印泥和科技图纸中的铁盐线条等为颜料。染料是一种天然或合成的有色的有机化合物，在光照下容易褪色、变色，是不耐久的字迹材料。纯蓝墨水、红墨水、复写纸、普通圆珠笔油、印台油、蓝图等都属于染料。色素与纸张的结合方式分为结膜、吸收和粘附三种方式。当字迹材料写在纸上，干燥后会在纸张的表面结成一层薄膜，这种方式称为结膜方式。这种膜与纸张纤维结合牢固，耐摩擦，不容易扩散，是最耐久的结合方式。属于这种结合方式的有墨、墨汁、黑色油墨及印泥等。当字迹材料写在纸张上后，色素成分依靠分子的运动渗透到纸张的纤维内部中，这种方式称为吸收方式。这种结合方式耐摩擦，但容易扩散，属于比较耐久的结合方式。属于这种结合方式的有墨水、圆珠笔、复写纸、彩色油墨、铁盐蓝图等。当字迹材料写在纸张上后，色素成分是在纸张纤维间的大空隙内做机械的附着和停留的，这种方式称为粘附方式。这种结合方式不耐磨，是最不耐久的结合方式。属于此种结合方式的有各种铅笔等。（三）声像档案制成材料的耐久性声像档案是通过专门设备和特殊载体以声音、图像等方式记录信息的档案。常见的声像档案有机械录音档案、胶片档案、磁记录档案和光盘等。1.机械录音档案它是利用机械录音的方式记录声音内容的档案，分为金属模板和塑料唱片两种形式。金属模板大多是用铜、镀有镶的铜或是镀镶后再镀辂的铜制成的。它具有良好的机械强度，不易破裂或变形。保存时，应先在其表面涂上一层石蜡油，再用油纸包好，还应在有声槽的-面垫以柔软材料，再放人坚硬的硬纸套内。塑料唱片大多是由树脂、填充剂、着色剂、润滑剂和稳定剂制成的。其遇氧一般不会发生变化，但光、热及有害气体能导致其老化和变质。在保存时，应该避免阳光直射，防止其老化，还要防止空气中的有害气体，不用木制设备，保存空间内不放易挥发的药品。2 .胶片档案也称光学记录档案，是利用感光材料中的感光剂在光的作用下会发生一定变化的特性，将声音、图像通过光波记录在感光材料上面而形成的档案。胶片主要由片基层和乳剂层组成。感光材料基本上分成银盐感光材料和非银盐感光材料两大类。银盐感光材料由银的细小颗粒构成影像，稳定性好，如黑白胶片等；非银盐感光材料大都由有机染料形成影像，不稳定，易分解、褪色，如彩色胶片等。胶片档案保存应注意严格控制库房的温湿度，防止受潮、霉变、发粘。避免机械性的碰撞与摩擦，用标准片盒装存，不同感光材料分别存放，不要用手触摸胶片表面。胶片档案在存放时，平片应立放，卷片应平放，不得压摞存放。保存胶片的库房应洁净无尘，并定期进行检查。3 .磁记录档案磁记录是一种信息存储技术，它是利用电磁感应原理，把声音、图像和数据转换成电信号，以电信号形成的磁场去磁化磁性介质，使信息记录在介质上并能重放的技术。它包括录音带、录像带、计算机磁盘、磁带等。磁记录档案必须利用转换设备才能记录和重现，因此它与磁记录设备是不可分割的整体。磁记录档案的耐久性决定于磁记录材料的稳定性和磁记录材料的制造工艺。磁记录档案因其不可避免的褪“磁”现象，只能在短期内（10、20年）保持记录信息的稳定性，如要长期保存，需一代一代地进行转录，但其质量会随着代数的增加而降低。保存磁记录档案应注意严格控制温湿度，防止受外磁场的作用，避免尘沙对磁带的磨损，避免光对磁带的照射。同时尽量减少使用中的磨损，不用手触摸磁带信息读取面，定期转录、倒带，防止磁带相互粘连。4 .光盘光盘是近代发展起来的不同于磁性载体的光学存储介质。光存储包括信息的“写入”和“读出”。信息写人就是将模拟或数字信息通过激光聚焦到记录介质上，使介质的光照微区发生物理、化学等变化，从而实现信息的记录。而信息的读出就是利用激光扫描信息轨道，检测信号记录区反射率的差别，通过解析调取出所需信息的过程。光盘存储技术是一种较好的、使用广泛的文献信息存储手段，它具有记录密度高、存储容量巨大、数据传送速度快、保管空间占用小以及对文献分析、检索和传播极为便捷等优点。保存光盘应注意减少使用，保持库房洁净无尘，防止机械性的磨损，不用手触摸信息读取面，防止空气污染物。同时要保持低温干燥、恒温恒湿的环境。综合考虑各组成物质的特点，光盘保存适宜的温度在14°C24°C之间，相对湿度在45(T60%之间，温度变动范围为±2t,湿度变动范围为±5吼需要特别注意的是，档案部门不仅要保存光盘和磁盘，还需要保存相应的软硬件读取设备。当今现代科技发展迅猛，一些当时很先进的档案存储设备及载体，在较短的时间内就会被淘汰。所以，企业档案部门如果保存有唱片、录像带、录音带、软盘、光盘等档案信息介质，必须抓紧时间，在读取设备失效之前，抢救性地将相关信息转移到新型载体上，防止因档案信息的丢失而造成不可挽回的损失。