公司企业会议管理制度.docx

公司企业会议管理制度为加强各类会议的管理，营造整洁、规范、有序的会议氛围，提高会议质量，确保公司各类会议的顺利举行，特制定本制度。1、会议形式1. 1现场会议1.1.I集团年度会议、季度会议、办公会议：由会议召开地点所在公司具体承办，集团人事行政中心进行会务指导和把关。1.1.2员工大会：报公司最高负责人批准后行政人事部门备案，由行政人事部门负责组织召开。1.1.3工作例会：公司级工作例会由行政人事部门负责组织召开，部门级工作例会由各部门自行组织召开。1.1.4工作专题会：针对某项目专门召集相关人员进行的会议，报分管领导批准后，由业务部门负责组织召开，包括培训会、招标会、项目会等。1.2非现场会议非现场会议包括视频会议、电话会议等不用到现场召开的会议，由会议发起部门组织召开，由行政部门负责设备调试。2、会议准备与组织2. 1会议通知2 .1.1.集团各中心、各区域公司牵头召开的工作会议，邀请总裁出席时，需提前三天向集团人事行政中心报备，并提供相关会议信息（会议召开时间、地点、参会人员、主持人、会议主题及内容、会议相关材料、会议议程、对接入联系方式等）。3 .1.2会议召集方应事先做好会议资料准备工作，拟定会议通知，经主管领导签字后下发。会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、主持人、会议记录人、会议主题、议程以及参会人员需准备的材料等。4 .1.3为便于安排工作，跨部门、公司需要多方参加的会议，会议通知应至少提前三天下发。2. 1.4集团、各公司召开的公司级会议，会议通知须同时抄送行政部门，以便行政部门按照要求协助相关会务服务。2. 1.5大型会议根据会议实际要求编写“参会指南”，主要包括参会须知、会务组工作人员名单、会务车辆安排、客房入住安排、会议日程、会议流程、会议席位安排、会议用餐安排、会议地点（酒店）平面图等内容。2. 2会场安排布置2.1.1 会议召集方使用公司会议室，应提前填写会议室预定登记表通知行政部门，由行政部门统一安排。2 .2.2公司级会议一般由行政人事部门协同会议发起部门按照会议要求做好会议布置、设备调试、会务服务。应做好如下准备工作：会议背景、视听设备（音响、话筒、投影仪）、主席台布置、会议席位安排、会议铭牌、会场绿植鲜花摆放、照明、茶水、设备提前连接完毕等。3 .2.3部门级会议由部门自行布置，离开前负责清理、收拾、关灯、关空调，如需行政人事部门协助，可提出相应需求。2. 2.4公司会议室电子视频设备由行政部门专人调试，其余人员不得擅自使用视频会议系统或会议室其他电子设备。3、与会要求2.1 参会人员遵守开会时间，提前到场，进行签到，准时出席。如有特殊情况不能出席或需推迟出席的，须事先向会议负责人或主持人请假批准。2.2 大型会议，参会人员须着正装出席。2.3 参会人员遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未公布之前不得私自泄漏会议内容，影响会议决议的实施；3. 4会议召集方指定专人做好会议纪要。会议结束2个工作日内，会议纪要须由会议召集方主管领导签发后及时下发到参会人员。4. 5在会议期间必须把手机调至振动或静音状态，会议期间不随便出入，如因特殊情况必须外出处理，需会议主持人批准。5. 6参会人员在参会期间应知无不言、各抒己见、集思广益。经会议决定之事，各执行部门应按期、按要求完成。4.附件序号标题链接1会议室预定登记表