公司采购管理制度规定.docx

公司采购管理制度规定一、为规范公司物资采购，降低物资采购成本，保证公司各类物资的供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。三、采购部根据市场信息进行质价比较采购，同时在付款方式上采取货到付款或分期付款的方式，降低采购风险。四、采购部岗位职责1、负责制定物料采购管理制度和内部岗位职责；2、负责物资采购员、计划员、档案员的监督管理；3、负责物料采购计划的编制，采购合同的签订和保管；4、负责材料采购的询价、谈判、比质、比价；5、负责按时完成部门所需的所有物料的采购，保质保量；6、负责辖区内的卫生安全工作。7、采购部负责管理各种档案，如采购合同、各种批准文件、公司签发的各种文件等；8、采购部门建立采购物资账户、贷款明细账户和公司应付账款，并定期与财务部核对。五、物料采购原则1、未经批准的材料不得采购；2、仓库库存物料应使用优先；3、在建立合格供应商名单时，本着远近采购的原则；4、采购物资时尽量采用银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比价、同质量比价、同价格比价、同价格比价的原则，选择最优采购单位；6、对于先试用的材料，用户部门必须出具测试报告并批准后才能购买。六、为节约采购成本，公司实行采购计划月度报告。采购部门在编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目报送物资采购计划，避免物资积压损失。七、公司各部门及配套厂家按程序上报物料采购计划，每月23日前将下个月的采购计划提交给采购部门，经采购部门汇总后提交公司经理办公室会议。八、各部门及配套厂家提供的待采购材料的规格、型号必须齐全。如果材料不完整，原料清单供应商承担50%的经济损失，部门承担30%的经济损失；同时，采购部门有权拒绝采购型号不完整的材料。九、在采购材料时，必须严格按照采购原则和采购计划进行采购，保证好订货、不漏订货，及时、准确地实施材料供应。签署的材料在采购合同期间，严格执行合同法和公司合同管理制度。合同应当载明数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经营人的经济责任等需要明确的事项。合同一般按照公司标准合同文本签订。如有特殊情况，应与公司法律顾问联系后签订合同。十、在材料采购过程中，如果工程部和设计院出具的原材料出现短缺，采购部门应征求用户的意见，在用户同意并签字确认后，采购用户愿意接受的替代品。否则，后果由采购部直接负责。十一、若采购部门未能及时完成采购任务，应尽早向总经理生产助理汇报原因并提出补救措施。十二、物料到达仓库后，采购部检验人员应将到货物料的数量、规格、型号通知质检部，并在约定时间到达现场进行检验。十三、采购部门在验收过程中对不合格的材料应及时与供应商沟通，及时退换材料。十四、所有对外协调的材料必须经采购部门确认，并经总经理生产助理批准后方可对外协调。十五、合格的物料由采购部检验人员及时送入仓库，由仓管员办理入库手续；如货票在同一行，由仓管员打印入库单，验货人员取回入库单。双方应完成交接手续。如果发票不同，仓库管理员会在发票到达后打印入库收据。十六、采购部收到入库清单后，应尽快到财务部办理开具借条的手续。每月25日以前，减到20万元的限额。