公司采购管理制度.docx

公司采购管理制度第一章总则第一条为加强对原材料采购业务的内部控制，规范采购行为，防止采购和支付过程中的错误和欺诈行为，根据国家有关法律、法规和集团公司的要求，制定本制度。第二条本制度所称采购，主要是指采购原材料和支付货款的行为。第三条采购业务内部控制的建立和实施，至少应加强以下关键方面或关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：1、权责划分明确，机构设置和人员配置科学合理；2、采购计划和批准程序明确；3、采购和验收管理过程相关的控制措施要明确，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、原材料的验收等都要明确规定；4、明确付款方式、程序、审批权限及与客户对账方式。第二章职责划分和授权审批第四条建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限。采购业务的集中管理部门是集团公司的市场部，协调部门是销售部。他们各自的职责是：市场部：1、采购计划审批；2、询价及供应商确定；3、采购合同的审核和归档；4、付款审核。销售部门：5、采购和验收；第五条建立采购支付业务授权制度和审批制度，按照规定的权限和程序办理采购支付业务。逐步实行集中或相对集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本费用。第六条购货、付款业务应当按照计划、审批、购货、验收、付款等程序办理，在购货、付款的各个环节建立相关记录并填写相应凭证，建立完善的购货登记制度，对购货合同、验收凭证、入库凭证、购货发票等单据和凭证应当加强。第三章采购计划和审批控制第七条建立计划采购制度，采购计划应当与公司生产经营计划相适应。在与公司充分沟通的基础上，明确采购品种、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。第八条加强采购业务的计划管理。对于有计划的采购项目，市场部要严格按照计划执行采购业务；计划采购项目应当有完备的批准程序。第九条原料的月度和年度供应计划必须报市场营销部批准。第四章采购与验收控制第十条建立采购和验收管理制度，对采购方式的确定、供应商选择、验收程序和计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明度。建立供应商评估体系。由市场部、销售部等相关部门共同对供应商进行评估，包括采购原材料的质量、价格、交货期、付款条件、供应商资质、经营状况等，并根据评估结果对供应商进行调整。第十一条采购方式应当根据原材料的性质和供应情况确定。大宗原材料可以通过订单或合同购买Q第十二条充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等方面的信息。采购、使用等部门应参与质量和价格的比较，并按规定的授权和批准程序确定供应商。第十三条建立原材料验收制度。销售部门接受采购原材料的质量、计划、数量、质量等相关内容，并对该批材料负责。验收负责人在验收过程中发现异常情况，应立即报市场部备案。第五章支付控制第十四条市场部、财务部在办理支付业务时，应严格审核和记录购货合同约定的付款条件和购货发票、结算凭证、检验报告、计量报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性和合法性。第十五条严格执行预支账户、预支存款审批程序，加强预支账户、预支存款管理。加强预付款监测，定期跟踪核实。综合判断预付款的期限、占用金额的合理性、不可收回的风险；及时对可疑的提前支付采取措施，最大限度地降低提前支付的资金风险和损失的可能性。第十六条加强应付账款和应付票据的管理，按照约定的付款日期、付款条件等，指定专人管理应付账款Q第十七条建立不合格原料的处理制度，并严格执行。第十八条与供应商定期核对应付账款、应付票据、预付款等往来账款。如有差异，应及时查明原因并处理。第六章监督检查第十九条建立采购业务监督检查制度，明确监督检查人员的职责和权限，定期或不定期进行检查。第二十条供应部应当采取措施，纠正和完善采购业务监督检查过程中发现的薄弱环节。