8、接待管理办法（XZ-11）.docx

第一章总则第二章接待对象及部门第三章接待程序第四章接待工作的的程序与规定第五章接待工作的有关要求第六章附则第一章总则第一条为提升公司形象，提高工作效率，规范接待管理，特制定本办法。第二章接待对象及部门第二条接待事务工作分为接待集团领导、主要客户及政府机关人员、客户单位、技术协助与工程安装人员、一般性人员、以及公司会务接待等。第三条公司行政主管部门作为对外窗口，全面负责公司内外接待活动，各部门应配合行政部做好接待工作。第三章接待程序第三条集团领导视察根据集团领导来公司视察的目的、性质，结合本公司实际情况，拟定接待方案。1 .集团领导来公司视察，行政主管部门应提前与对方的联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。2 .提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。3 .确定接待规格、主陪人，准备会谈时必要的茶点、水果等。4 .视察结束后，通知相关部门做好送行工作，必要时由行政主管部门安排食宿。第四条政府事业机关人员及重要客户人员1 .根据其来公司工作项目和内容，由相应的主要对口部门负责与对方联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。2 .对口部门应提前准备检查时所需的资料、物品，通知公司领导或相关部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。3 .确定接待规格、主陪人，行政主管部门或对口部门准备必要的茶点、水果等。4 .会客结束后做好送行工作，必要时由行政主管部门安排食宿。第五条客户单位考察、参观及联系工作1 .客户单位来人考察、参观及联系工作，应事先与对口部门预约。被预约部门根据来客目的，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间等事项，通知相关部门或公司领导参与接待。2 .未经预约的单位来人，由前台询问来意后，通知相关部门是否让其进入，待同意后方可入内。3 .如须公司领导接见的，须及时通知行政主管部门或公司领导，以备安排接待方案，准备茶水等。4 .客户单位来公司参观时，接待部门须严守公司商业及技术秘密。接待人应着装整洁，态度热情又不失礼节。5 .技术协助与工程安装人员的接待按有关协议或合同办理。6 .一般性人员（1） 一般性人员是指临时性或短时期内在公司办理相关业务，如收发邮件人员、修理办公用品人员等。（2）人员应在前台处登记后方可入内。第六条会务接待1 .公司召开的大型会议，由行政主管部门安排会务接待，各部门积极配合做好相关接待工作。2 .公司各职能部门组织召开的各类专业性较强、涉及面不大的一般性会议、培训等，由各部门自行安排接待，行政主管部门根据需要予以配合。第四章接待工作的程序与规定第七条接打电话时，要使用文明语言如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请梢候”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。第八条在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后,去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。第九条当客人来访时，应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。第十条宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪。第五章接待工作的有关要求第十一条根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。第十二条严格执行规定和标准，坚持请示报告流程，并要提前发起接待申请，如情况紧急需通过电话请示相关领导，最迟于接待结束次日补发有关流程，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予报销。第十三条着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。第十四条接待人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况，并具备必需的应变能力和语言表达能力。第六章附则第十五条本办法由公司行政主管部门负责解释。第十六条本办法自二。一七年九月一口起实施。