制度范文职员档案管理流程.docx

职员档案管理流程1 .流程目的规范职员档案的管理工作2 .流程适用范围适用于各一线公司的职员档案管理3 .术语与定义无4 .流程客户物业公司员工5 .流程输入与输出输入：人事档案的管理需求；输出：人事档案的管理。6 .流程主要角色及职责流程角色人员姓名或岗位职责流程所有物业事业本部人负责该流程的制定、控制、修订和解者力资源专业部门释。物业事业本部人流程批准力资源专业部门负责该流程的审批和监督。者负责人流程贡献集团流程与管理指导流程体系的建设，并参与流程文者信息部件的制定。活动执行者一线物业公司员工1、提出档案管理需求；2、提出档案借阅需求。一线物业公司人力资源部门档案管理岗1、负责档案的编号、储存管理；2、负责档案的借阅管理。7 .工作程序8 .流程关键步骤说明活动名称责任人流程说明支持文件及记录活动名称责任人流程说明人事2资料收集一线公司人力资源职能部门档案管理岗一、新入职员工收集的档案资料包括：1）原单位离职证明。Y系列职员、需要核定年休假的W系列职员，提供原单位离职证明；录取应届毕业生应与其签订毕业生就业协议书，并由职员提供毕业生推荐表、毕业生成绩单、相关专业学科类证书（国家教育部颁发）、毕业生身份证原件等材料、新动力人员录用通知函；无身份证的退伍证军人，可提供退伍证。2）身份证复印件或户口簿复印件。非当地户籍人员须提供其户口所在地派出所开具的无犯罪记录证明，内容至少包括：身份证号码、家庭住址、是否犯罪说明及时间期限、派出所地址、派出所公章、派出所联系人及电话。3）持证上岗的特殊岗位上岗证复职员档案资料清单责任人流程说明印件。4）本人签字确认的员工信息登记表及个人免冠近照3张。5）学历（大专及以上）证明书或学历验证证明（本科及以上）、职称证书。如员工学历证书未纳入国家高等教育学历证书注册范围内的，可用学校相关部门开具的证明替代。相关信息可在中国高等教育学生信息网站查询。6）指定医院的体检报告原件。7）中国银行存折复印件。8）劳动合同书、劳动合同签署声明及保密合同（原则上W系列涉及到业主重要机密信息的人员、Y系列人员，入职时须签订保密合同）。9）结婚证复印件（适用于已婚员工）。以上需要提供的复印件，均需验证原件。相关证件验证后，除要责任人流程说明求留存原件的，其它证件原件应退还职员本人，公司不得扣押。职员提供的存档材料如有变动，应在变动后十五个自然日内提交变动材料，以便公司及时更新职员档案，维护公司及职员双方利益。二、调入员工收集的档案资料包括：1）K2流程审批（打印）2）原公司保存的员工档案三、在职员工信息变更收集包括：1）培训及考核信息2）工作变动信息：岗位及薪酬变动信息四、离职员工收集的档案资料包括但不限于：1）辞职报告/协商解除劳动合同协议书/解除劳动合同通知书/不续签劳动合同活动名称责任人流程说明通知书2）面谈表3）离职手续完备表（离职人员工资委托书）等日常人事资料一线物业公司职员有信息的变更，及时上公司员工交档案管理负责人存档。责任人流程说明上交借阅9申请一线物业公司员工、一线物业公司人力资源相关人员一、借阅申请：申请人提出申请；二、填写记录：申请人在职员档案借阅申请记录中填借阅信息。三、审批：1）员工本人借阅填写借阅申请，报人力资源部门备案即可；2）非人力资源工作者因工作需要借阅相关职员档案时，须事前提出申请，填写员工档案借阅申请记录并写明原因，涉及薪酬信息的，需经人力资源部门第一负责人审批。职员档案借阅申请记录表9.流程关键业绩指标（KP1.）绩效衡量内容评估信息来绩效衡量标准-3（流程步骤/输被衡量对象考核人出/测量）档案保存的完整性100%档案库一线物业公司人力资源职能部门档案管理岗物业事业本部人力资源专业部门无职员档案借阅申请记录表职员档案资料清单职员档案借阅申请记录人力资源部第一负责人意见口同意借阅口不同意借阅口其他签名/日期：档案管理员备案归还时间：年月0点其他需说明事项：签名/日期：职员档案借阅申请记录申请人部门预计借阅时年月日间到年月日借阅事由需借阅职员档案名单序号员工姓名档案资料是否涉及薪酬信息口是口否口是口否职员档案资料清单职员档案资料清单姓名SAP号职员状口在职口离职态序号资料备注1员工信息登记表有口无其他2身份证及户口簿复印件有口无其他3录用通知函（新动力）有口无口其他4报到通知书/聘用确认函有口无口其他5原单位离职证明（社口有无口其他会招聘职员）6毕业生推荐表（应届毕业生）口有口无口其他7毕业生成绩单（应届毕业生）口有无口其他8各类证书复印件口有口无口其他9大专及以上学历（复印件）口有口无口其他10指定医院体检结果报告（原件）口有口无口其他11银行存折复印件口有无口其他12劳动合同书口有口无口其他13保密合同口有口无口其他14劳动合同签署申明口有口无口其他15无犯罪记录证明口有口无口其他16户籍证明口有口无口其他17资信证明口有口无口其他18社公保险卡复印件口有口无口其他19结婚证复印件口有口无口其他20独生子女证明复印件口有口无口其他21K2流程审批单（调入员工）口有口无口其他22培训协议书有无口其他23工作变动信息有无口其他24考核信息有口无口其他25离职手续完备表有无口其他26离职面谈记录有无口其他27辞职报告有口无口其他档案管理员