某某地产苏州企业工程造价文件资料管理指导书.docx

某某地产苏州企业工程造价文件资料管理指导书第一章总则第一条本指导书旨在规范公司项目的工程造价文件资料管理，并将其置于可控范围。第二条本指导书适用于公司项目。第三条木指导书所指“总部”为某某地产控股股份有限公司，“区域总部”为某某地产控股股份有限公司上海管理总部，“公司”指某某地产（苏州）有限公司。第二章工作要求第四条工程造价文件资料管理原则：分类保存，快速完整传递，严守秘密。第五条预算工程师负责收发文的登记、传递与督办，对阶段性的造价资料及成果，对过程中或借阅的项目造价资料进行保存与移交。第六条预算工程师每半年对阶段性的资料成果（原件）进行移交给区域总部成本管理部，同时存留一套复印件。第七条项目结算完毕后，区域总部成本管理部将汇总的项目造价资料（原件）在10天内移交总部成本管理部，最后由总部成本管理部移交档案室。第八条资料管理内容：一、审定的预算书（含面单）二、工程结算资料三、工程招投标资料（图纸、招标书、答疑文件、投标资料）四、工程量清单及标底五、工程项目的盈利分析及结算总结（成本目标）六、合同（工程与采购）七、签证单（变更）八、标书分析九、会议纪要上、采购申请单十一、材料汇总比价表十二、付款审批表十三、供应商资料第九条管理制度一、预算工程师对接收的资料应及时准确予以登记，做到件件有登记、文文有下落，登记后及时分送有关人员，不拖延、不扣压。二、对于校核资料（尤其是中标单位的资料）应在评定的工作完成后5个工作日内，由预算工程师将正本移交给区域总部成本管理部，预算工程师保留付本（或复印件）。三、预算工程师对送交审核的资料的完整性进行核查，不合格的应将其完善。四、预算工程师同时是督办员，应经常检查文件的审核时间，督促有关人员及时审结文件，同时向部门总监反映相关情况。五、对要求保管的资料应及时签收，分项分类整理，编制检索工具，方便查找。六、资料保存是指资料原件的保存，由预算工程师按项目分类阶段性保存，资料包括招投标资料、合同、审定的预算书、付款证明等，应完整、清楚、保存完好，并及时转交区域总部成本管理部。七、预算工程师要做好各类资料文件的收集整理、移交保管等工作。八、预算工程师应进行合同管理系统的管理，如合同编号、合同金额、支付金额、预算与结算金额的信息的录入等工作。九、贯彻执行上级有关保密文件管理制度及有关国家保密实施办法等规定。十、协助领导做好保密检查工作。十一、调离本公司的员工必须办理完移交资料文件后方可办理调离手续。第十条借阅制度一、借阅资料要求履行借阅登记手续，按期归还。二、归还时，由保管人员当面核查后，在借阅簿上及时注销。三、借阅资料者，只限在公司内使用不得带出公司或转借他人。四、借阅资料者要爱护资料、文件，严禁在资料上涂改、刻画、拆散、损坏。五、对于要求保密的资料，严格借阅手续，避免文件滞留在个人手中。六、资料如有丢失、损坏、泄密的，按公司有关规定进行处理。七、借阅资料者离开公司时，应办理资料归还手续方可离开公司。第三章附录第十一条本指导书列有如下附录：并与本指导书具同等效力：附录一：合同及招标类文件管理流程附录二：预结算资料收发管理流程附录三：造价文件收发登记表附录四：资料文件借阅登记表第四章附则第十二条本指导书经总部分管领导签署后发布，并自发布之日起实施。第十三条本指导书由总部成本管理部负责解释及修订。附录一：合同及招标类文件管理流程附录二:预结算资料收发管理流程附录三:造价文件收发登记表其他部,1文件工程文件名称来文部门日期预算工程师区域成本部总部成本管理部返还原部门月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日附录四:资料文件借阅登记表序号资料文件名称份数原件注明借阅日期借阅人归还日期归还资料情况资料保管人12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243