物业管理企业行政办公文件管理作业规范.docx

物业管理企业行政办公文件管理作业规范一、目的：减少发文数量，提高办文效率，充分发挥文件在基础工作中的指导作用。二、范围：适用于对公司内外各种往来文件的管理。三、职责：总经办文员负责各种文件的收文、发文、归档。四、作业规程：1、收文处理程序：拆阅一一登记一一填写传阅单一一送交领导签批一一按领导意见办理归档。（1）各部室、管理处向公司报送的请示、报告等文件材料处理：审核来文是否符合领导要求，是否符合行文规定。进行收文登记。按所送文件的签批意见，送有关领导批示。按领导的批示意见办理。将处理完毕的来文退还报送各部门。（2）外单位往来函件处理：凡未标明公司哪位领导个人亲收的信件，总经办文员均应拆阅、登记、分类，并按下列程序办理：属于业主来信的，按信访工作程序处理。属于函调的，转交人力资源部处理。属总经办职责范围的，重要文件应报总经办主任；一般文件由文员处理。将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。2、收文工作要求：（1）必须做到准确、及时、保密，不拖拉、积压。（2）应熟悉公司领导的职责分工，了解各职能部门的职责范围。（3）根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。（4）组织传阅时，应采取以文员为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。(5)如遇领导同志阅文时间过长，总经办文员要及时提醒。(6)及时催办，定期检查各类文件的承办情况。4、发文处理程序：拟稿一一核稿一一会签一一签发一一打印一一校对一一印制一一盖章一一送发一一归档。(1)拟稿：公司发文一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。(2)核稿：由拟稿部门负责人对文稿内容和发文名义进行审核。(3)签发:送领导签发的应是校核、修改后的稿件。以公司名义上报或下发的文件应由总经理签发。以总经办名义上报或下发的文件应由总经办主任签发。(4)打印：将经签发、编号后的文件进行打印。(5)校对：由总经办文员校对，重要的文件须交总经办主任进行二次校对。(6) EII制：校对后注清印制份数后，再进行复印。(7)盖章：公司上报文件：由申请用章部门先请示总经理，待总经理同意下发后，再填写公章使用登记本，报经总经理签字，最后由总经办主任盖章。各职能部门上报公司文件：由申请用章部门或个人先请示总经理，待总经理同意下发后，再到总经办主任处填写公章使用登记本，报经总经理签字，最后由总经办主任盖章。(8)送发：文件按相关规定送发各部室、管理处，让负责人签收。归档：平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。按年度将公司文件、总经办文件分别组卷存档。按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好，并编号。用计算机按照存档要求打印卷内目录。5、发文工作要求：(1)了解同级部门的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。(2)起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现公司领导的意图。(3)文件编号由专人负责，填写文件发放登记本，要求取件人员签字。(4)发送文件要力争快捷，注意时效。6、文件的调阅、查看：(1)各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写工作联系单，交总经办主任批准后方可借阅。(2)借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地借阅，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。(3)总经办文员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事先已经办妥的公司文件进行清理，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任人，并如实向领导汇报。五、有关说明及要求：(1)复印文件时，要根据公章使用登记本上填写的数量来复印。发文登记本序号/时间：编码版本：A修改状态：O发文名称序号发文部门收件人发文时间备注序号发文部门收件人发文时间备注(2)文件发下时，近期无法来总公司取文件的，可用传真、电子邮件、QQ等形式发文给，并在发文登记本上注明发文方式。六、相关表单:工作联系函、发文登记本、公章使用登记本。工作联系单编码：版本：A修改状态：部门：日期：经办人:部门领导:某某物业管理有限公司公章使用登记明细表日期经办人内容份数总经理室签字备注