物业管理有限公司品质管理记录控制程序.docx

物业管理有限公司品质管理记录控制程序1.0目的对质量环境职.业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据。2.0适用范围适用于为证明服务符合要求和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的记录。3.0职责3.1安全品质部负责对程序文件相对应的表单的发布、更改。3. 2安全品质部负责对本公司工作标准所对应的表单的发布、更改进行控制，对所有记录的销毁进行控制；负责依据本程序和相关法律法规的要求建立档案管理规范。4. 3其他各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。4.0程序要点及实施4.1 记录的范围记录包括：5. 1.1表单式记录：由各部门根据工作需要设计并填写的表格（包括纸制和电子文档）。5.1. 2实物性记录：除表单式记录以外的其他记录，包括但不限于报告、总结、证书、照片、录像带、业主档案等。4.1.3电子记录：利用各种业务软件在工作中直接形成的记录，包括但不限于电子巡更记录、车场管理系统、监控系统、消防报警系统中的运行记录、报表记录、影像记录等。4.2记录的格式4.2.1表单式记录的空白格式属于文件，制定与更改按文件控制程序的具体要求执行相关审批手续，经填写的表单属于记录，按本程序要求进行控制。4. 2.2实物性记录以其原始形式为准；电子记录以软件中设定的格式为准。4.2 .3各项记录以号形式进行标识，由安全品质部统一控制，详见文件控制程4.3 .4记录的序号，以年号（两位）+月号（两位）+流水号（三位）金制，如1412003表示14年12月第3张记录，如记录较少，可省略月号，按全年写流水号，如14115表示14年第115张记录。4. 3记录填写4.3. 1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据。4.4记录的保存与检索4.4.1原则上，记录应分类依时间顺序放入档案盒中。在档案盒盒脊上标明所存记录的名称、形成期间、所属区域（如街号、栋号）等适当内容。档案盒内应有所存记录的明细表，以便于检索。4.4.2档案盒应竖直摆放于档案柜中，有标识的盒脊朝外。档案柜应尽量摆放在阳光不能直接照射的地方；至少每周擦拭一次，保持柜内、外清洁.4.4.3图纸等无法放入档案盒内的资料，可折叠后平放在档案柜中，并建立图纸明细表，贴于档案柜内适当的位置，以便于检索。4.4.4电子文档由负责管理的人员保存在适宜的存储设备中，并指定专人定期建立备份。记录应分类、按年存放于独立的文件夹中，并清楚标明文件夹内记录的名称。为了保证电子记录的安全性与真实性，应针对各管理系统建立相应的权限与密码管理清单，报安全品质部备案。4.4.5品质部填写公司记录清单，汇总所有记录。各部门填写本部门记录清单，汇总本部门所使用的记录。4.5记录发放、借阅和复制4.5.1安全品质部应建立表单发放、借阅和复制的相关规范，确保各部门使用适用的版本。4.5.2本公司人员需要借阅或复制各部门在工作中形成的记录时，需经记录保存部门经理同意；外单位人员需要借阅或复制各部门在工作中形成的记录时，需经总经理同意。4.6记录的销毁处理记录如超过保存期或其他情况需要销毁时，有相关部门填写文件销毁申请单交安全品质部审核，报总经理批准后由公司统一进行销毁。5.0相关/支持性文件5.1文件控制程序