学校密级档案管理规范.docx
学校密级档案管理规范第一章总则第一条为规范学院密级档案的管理，保护密级档案的安全，促进密级档案的正当利用，依照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和*学院档案保密实施细则，特制定本规范。第二条本规范中的密级档案是指上级来文或学院各项工作中形成的各种涉密载体，已归档而未达到解密期限的所有档案，也包括其他涉密资料。第二章管理流程第三条密级档案管理流程必须符合密级档案内在的形成与运动规律，以安全保管和合法利用为主要任务。第四条密级档案管理流程涵盖从密级档案的形成、传输、整理、归档、保管、利用以及鉴定直至处置的全过程,并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理和监控。第五条密集档案的质量要求1.密级档案必须真实可靠，须保证内容可信，须充分、准确地反映所证明的事务活动过程、事件或事实，在后续的事务活动过程中或事件中可作为依据。2 .密级档案必须完整有效，须保证档案齐全、未被改动，须满足检索、呈现和理解的需要。3 .密级档案必须安全可控，须满足环境安全和人员安全的需要，也须满足实体安全和内容信息安全的需要，还须严格记录密级档案在各个节点的责任人和处置。4 .密级档案形成后须按规定正确标识密级、保管期限和份数，防止密级失当，防止保密期限和份数不明。5 .密级档案须保证字迹清楚，图样清晰，画面整洁，审批手续完备。对已损坏的密级档案须予以修补，字迹模糊或易褪变的密级档案须予以复制。第三章密级档案的归档第六条归档要求1.归档的密级文件材料须满足密级档案的质量要求；6 .归档的密级文件须是原件或正本；7 .归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档；8 .归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，文件材料密级、保管期限和份数标注完毕；9 .密级电子文件本身不得加密，也不得使用外部网络进行归档。第七条密级文件材料须在事项办结后15个工作日内归档完毕。第四章密级档案的保管第八条保管要求1.密级档案须与一般档案分开存放，绝密、机密档案实行专人、专柜、专机管理；10 密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内；11 密级档案的著录系统必须是单机版，并满足安全、稳定、界面显示友好的需要；12 对存有密级档案的计算机进行严格管理，严禁利用涉密计算机上互联网和公众网，并按规定做好密码变更和登记工作；13 电子档案的安全保密管理参照国家有关规定执行，坚持“上网信息不涉密、涉密信息不上网”的原则，严禁在上互联网的计算机上处理密级档案信息，严禁涉密与非涉密移动存储介质混合使用。第五章密级档案的利用第九条借阅密级档案的借阅前提必须是业务工作需要，由本人提出申请，填写密级档案利用审批表（附件一），经公文制发单位同意或学院分管领导批准，方可借阅。1.本单位人员借阅机密级、秘密级档案，由借阅人所属部门领导、综合档案室领导、分管院领导批准；绝密级档案，由院长批准。14 外单位人员借阅协作范围内的密级档案，凭借阅人单位介绍信，由综合档案室领导、分管院领导和院长审批。15 密级文件原则上不外借，本单位人员确因工作需要外借密级档案的，须院长批准。绝密级档案须在指定地点阅览,必须当天归还，不得借出综合档案室。第十条复制1.复印密级档案，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人管理。2绝密级文件和发文部门规定不准翻印的密级档案，禁止复印。确因工作需要复制机密级、秘密级档案时，须经原发文单位批准并履行审批手续，并作相应的标识。3.上级机关制发的密级文件，需要复印时，须经上级机关批准后方可复印。4,本单位制发的密级文件，需要复印时，由借阅人所属部门领导、综合档案室领导和分管院领导审批，但要严格控制复印数量。5 .复印的密件不得取消或改变原定密级和保管期限。6 .对复印的密级档案，采取与原件一样的保密措施进行管理。7 .严禁将密级档案拿到社会上营业复印场所复印。第六章密级档案的处置第十一条密级档案的解密、销毁等处置工作按照*学院档案鉴定与销毁制度的有关要求执行。第七章附则第十二条对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和*学院档案保密实施细则等，给予处罚。第十三条本规范自公布之日起执行。
