学校归档文件整理细则.docx
学校归档文件整理细则第一条为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理，根据档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则，结合我校实际，制定本细则。第二条归档文件的定义。归档文件是指本校在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第三条件的确定。件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，同保管期限与同密级的一事有多份文件（或多个单位、或多人）的组成一件，并建立件内目录。顺序号：以文件排列先后顺序填写的序号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有文件标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“口”号。日期：指文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120526。页号：件内文件起止之页的编号。文件中有图文的页面为一页。页码统一用铅笔编写，正面编写在文件材料的右下角，反面编写在文件材料的左下角。备注：注释归档文件需要说明的情况。第四条归档文件的整理原则。归档文件的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和利用。第五条归档文件的质量要求（一）归档文件应归原件，若无原件，则可归一份复印件（复印件上要加盖制发单位红章）。（二）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应及时予以复制。（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（四）文件材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全。第六条归档文件年度的划分。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以断定文件所属年度。此外，划分年度时应注意：（一）文件有多个时间特征。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。（二）跨年度形成的有密切联系的文件。如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成有密切联系的文件材料。为了日后整体利用的方便，这些文件材料往往统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。（三）跨年度形成的来文与复文，包括请示与批复，整理时一律放在各自的形成年度。（四）件内稿本、文本日期不一致。按照规定：正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等可作为一件，日期的判定应以装订时排在前面的文本的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准等。（五）按教学年度形成的材料，放在该学年度末的一年。（六）文件没有标注日期。此类情况需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期，并据以按年度合理分类。第七条归档文件的整理（一）装订。归档文件应以件为单位，用线装订。装订的文件力求整齐、结实、美观。一般说来，采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。（二）分类。归档文件采用“年度一问题一保管期限”复式分类法进行分类。即先将归档文件按年度分开，每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。（三）排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由或问题结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（四）编号。归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、件号、问题、保管期限等。1 .全宗号：取学院汉语拼音首字母，即CZXY；2 .年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2009；3 .件号：文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。4 .问题编号取汉语拼音首字母，如：党群一DQ,教学-JX等。5 .保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。（五）编目1 .归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（二。件号：填写档案馆编件号。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件制发机关的发文字号。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有文件标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“口”号。日期：指文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090506。页数：指每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。页数用铅笔统一编写在文件材料的右上角。备注：注释归档文件需要说明的情况。2 .归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长义宽为297mm×21Omm）。3 ,归档文件目录应装订成册并编制封面。（六）装盒。将归档文件按档案馆编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（七）填写备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。1 .盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2 .整理人：负责整理归档文件的人员姓名。3 .检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4 .日期：归档文件整理完毕的日期。第八条文书档案中照片、录音、录像等载体文件材料按声像档案整理要求整理。
