社区居委会文书档案的整理方法.docx

社区居委会文书档案的整理方法社区居委会文书档案的整理方法（仅供参考）一、归档目的有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。二、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。三、归档要求1、做好文件材料的收集，收集的范围按照社区居委会文书档案归档范围及保管期限表的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。四、归档整理方法1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。2、”件”含义（1）单份文件，一份文件为一件；（2）正件与附件合为一件；（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；（4）会议记录每次为一件；（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。4、分类按年度一一类别（党务工作、行政工作等）一一保管期限（永久、长期、短期）由各专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。5、编号（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。档案章格式：全宗名称年度件号类别保管期限机构（2）档案章的项目及填写内容：全宗名称：填写社区居委会名称。类别号：一个建档单位不同门类档案的代号。如：文书档案：Ao机构或内容：填写类别名称。如：党务、行政。件号：文件的顺序号。按类别（党务工作、行政工作）、保管期限（永久、长期、短期）编制1个流水号，每年断号。年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000”。保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”。在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。档案章用黑色签字笔填写。6、装盒及填写盒内备考表（1）归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同类别的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上填上各项内容（用红色的印章盖印，机构一栏用色红色签字笔填写）。盒号暂不要编。（2）填写盒内备考表盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；整理人：负责整理归档文件的人员姓名；检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：归档文件整理完毕的日期。7、填写归档文件目录(1)按类别(党务、行政、民政工作)保管期限一一年度编制的流水号；(2)责任者：文件的署名者或发文机关；(3)文号：文件的发文字号(没有文号的不用填写)(4)题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“口”号；(5)日期：指文件形成的日期；(6)页数：指每一份归档文件本身的有效页数；(7)备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；(8)归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。8、编写归档说明归档说明的内容包括：(1)社区居委会的名称；(2)社区居委会主任人员名单及任免时间；(3)当年的主要工作情况(4)当年档案归档情况。9、档案目录夹的整理按归档说明一一归档目录一一年度排列的顺序用目录夹(红色档案目录夹)装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。