商务礼仪的接待礼仪.docx

商务礼仪的接待礼仪1、做好接待准备1接待环境：保持办公室优雅环境。如有客人来访更应保持较高水平的工作环境。2准备好商务洽谈材料:商务洽谈要事先准备材料,保证过程有条不紊。3准备饮品：准备茶水是接待的基本礼貌。4确定客人迎送规格。2、办公室接待的注意事项1始终面带笑容自然迎接客户。2对不速之客也要礼貌相迎。3记访客的姓名，并正确记住。4专人接待，无关人员自动退避。自我介绍：一般是自己主动结识或应他人请求介绍自己1、自我介绍的要点：1自我介绍简明扼要，时间要短。2内容要全面。3掌握介绍查机。2、介绍他人的三个要点：1注意称呼，着重体现行政称谓。2尊重双方的介绍意愿。3、介绍他人的礼仪顺序：1先介绍职务低;后介绍职务高2先介绍男士;后介绍女士3先介绍晚辈;后介绍长辈4先介绍个人;后介绍集体1、立刻招待来访的客人文秘都知道大部分来访的客人对公司来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。2、热情主动问候客人打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。3、陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司？4、郑重接过对方的名片。接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓,不要随便乱念，必须询问对方。5、有客人未预约来访时，不要直接回答上司在或不在。而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与上司见面。6、判断来客的身份与种类，以便决定是否引见，何者优先等等。要事先了解上司是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：1客户;2工作上的伙伴，搭档;3家属，亲戚;4私人朋友;5其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。7、谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意。但不要在没取得上司的同意以前就确认你另定的约会时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认约会时间？”但如果是前来无理取闹，胁迫上司的来客，则应断然挡驾。8、未经上司同意，不要轻易引见来客。即使是事先有预约的来客光临，也要先通报上司用电话联系或亲自前去报告，等候指示。倘若没有预约，即使是你认为上司肯定会接见的客人，也不可擅自引见。9、如上司不在或一时联络不上，应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。10、让来客等候时要注意照料并表示歉意。如果你手头一时放不下，或上司一时无法接待来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方再适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，使对方不会看到你办公桌上的文件。IK带路时走在客人前方2-3步远的位置，靠边引导。带路时耍边留意客人的步伐，边引导。可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。"开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的们用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门，则应你先进，用手按住门,等客人进来后再松开门。松开门之前应说：“请进。”12、初次与上司见面的来客，你要代为介绍。一般应该先把来客介绍给上司，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍上司。引见后除非上司要你留下，否则做介绍之后即要退出上司的办公室。13、招待饮料招待外国客人时，最好主随客便。因为许多西方人不爱喝某种饮料，或对饮料的配兑有某种习惯爱好，所以准备饮料时，要礼貌地先问客人要喝什么。诸如：“您喝咖啡还是喝茶？”“您喜欢咖啡如何泡法？”14、上司正在会客时，若有事联络或请示，须用递纸条的方式。可将事项写在便条上,进入办公室后，先向客人道歉：“对不起，打扰了。”15、客人离去时，别忘了郑重道别。即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。16、制作来访登记卡。在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好,制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等等的卡片。感谢您的阅读，祝您生活愉快。