记录管理程序.docx

记录管理程序依据GB/T19001-2008idtISO9001：2008标准建立文件编号：发放号：编制：审核：批准：批准日期:XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门经营管理部记录管理程序版本/修改：1/01目的对集团公司总部管理和服务过程所产生的记录进行控制和管理，以确保其符合规定要求和为管理体系有效运行提供证据。2适用范围适用于集团公司总部质量管理体系中所有记录的控制。3职责3.1 经营管理部1 .1.1负责确定记录表单的保管部门和保管期限；3 .L2负责编制集团公司总部记录总清单。3.2 信息中心（档案馆）负责集团公司总部重要记录档案的管理。3.3 各部门3.3.1负责本部门职责范围内记录样式的编制和记录清单的汇编；3. 3.2负责本部门保管范围内的记录的编制、填写、收集、标识、编目、保存、查阅及处理。XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门经营管理部记录管理程序版本/修改：1/04工作程序4.1工作流程记录管理流程图记录格式确定记录填写与存档记录销毁流程改进记录 确定记录 收集一记录 填写录类理记分整记保维录管护记录 借阅-2-保管期限判断分析 与改 进XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门经营管理部记录管理程序版本/修改：1/04.2记录管理4. 2.1记录做为各体系文件的组成部分，其结构、文字格式随体系文件审批发布后生效，使用过程中不允许擅自更改，需更改时依据体系文件管理程序的规定进行更改。4. 2.2记录实行分级管理。集团公司总部重要的记录档案由信息中心（档案馆）负责，按照集团公司档案管理办法的相关规定执行，各部门负责职责范围内记录的管理。4. 2.2.1经营管理部负责集团公司总部记录总清单整理及管理控制。4. 2.2.2各部门负责职责范围内记录清单的整理、归档及管理。4.3记录填写与存档4. 3.1记录由规定的人员填写，要做到字迹清晰，填写内容准确完整，不准在记录上增删或涂改有关内容。如确需增删或修改，则记录人需在增删或修改处签名。4. 3.2记录的流转4. 3.2.1记录按照相关管理体系文件的要求进行流转。4. 3.2.2流转过程所经过的部门必须予以妥善保管。4. 3.3记录的收集4. 3.3.1各部门确定相关记录的收集人员，对本部门所用记录进行汇总、编制，并对本部门的记录清单进行管理。4. 3.3.2收集人员及时收集相关的记录，确保其完整。4. 3.4记录的整理和保存4. 3.4.1确定记录保存期限一般应遵循的原则：4.3.4.L1有长期保存价值的记录，应整理或归档，按照集团公司档案管理办法移交档案馆长期保管。4.3.4.L2无长期保存价值的记录，记录的保存期限不得低于责任期。4.3.4.L3涉及管理体系文件的记录保管期限一般应大于认证证书有效期。4.3.4.2经营管理部确定记录的保管部门及保管期限，并在记录清单XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门经营管理部记录管理程序版本/修改：1/0中注明。4.3.4.3各部门由专人负责记录的保管，并根据需要定期对记录进行整理、编目，便于检索和查找，保证记录清单的时效性。43.4.4记录的保管部门提供适宜的环境及设施对记录进行保管，以防止记录在保存期内损坏或丢失。4.4记录的查阅和借阅4.4.1各部门人员需要查阅有关记录时，应向记录保管部门的负责人说明目的，在借阅登记中进行登记，得到同意后，方可查阅。4.4.2合同有规定时，记录可在商定的期限内提供给顾客查阅，并进行记录登记。4.4.3记录一般不得外借。确需外借时，经记录保管部门的领导审核，报分管领导审批，办理借阅手续后方可外借。4.5记录的处理4.5.1保管人员根据记录的保管期限，及时撤出超出期限的记录。4.5.2保管部门对超出期限需报废的记录，填写记录处置申请，经分管领导审批后实施销毁。4.5.3实施销毁时，应由两人以上同在销毁现场，核对销毁记录后，用机碎、焚烧或打纸浆等方法处置。负责销毁和监销人员在记录处置申请签字，并填写销毁处置时间。5相关文件体系文件管理程序6记录体系文件清单记录清单记录处置申请文件/记录借阅表