公司快递收发管理制度.docx

1、目的为进一步规范公司快递物品收发的管理制度，防止快递丢失，降低运行风险,控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2、试用范围本制度适用于欧酷服饰管理中心的全体员工。3、定义快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、辅料、货物以及其他与工作相关货品等。包括向外部寄送或外部至内部到付取件。4、权责1.1 前台负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。（前台不在的情况下由快递签收部门经理负责签收。）4. 2收发快递相关人员必须遵照本规定执行。5、内容5. 5.1快递的发送6. 1.l员工发送快递，需填写快递收发登记表；其中，寄件人部门、姓名、收货地址、所寄物品种类、快递单号必须详细填写，以作备案核查。5. 1.2未经登记、错误登记或拒绝登记者，快递费用由其本人承担，不计入公司快递费用报销中。5. 3需发送的快递交前台处，由前台联系快递公司统一发送。6. 1.4每日16:00前截止当日收件工作，前台负责审核快递单与快递收发登记表是否一致；如遇相同寄件地址的快递，需征得寄件人同意后，合并快递,避免产生重复费用。6.1. 5前台应妥善保管好相关单据，以便进行快递费用明细核算。5. 2寄件相关规定：5. 2.1物品分类选择参照表：序号寄件类型1 A类：紧急件2 B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）3 C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）5. 2.2重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，部门经理审批后可选顺丰快递等邮寄方式。5. 2.3普通件等均选圆通、申通等。5.2.4严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。5.2.5严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。6、相关人员职责6.1寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。6. 2寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。7. 3前台负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值。7、费用管控7.1快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。7. 2行政前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人重新填写快递单。7. 3保价:为避免风险,超过IoOoO元的物品寄顺丰快递并保价,未超过IooOO元的易碎、易损件必须进行保价，快递方式选择其他，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。8. 4所有发件费均由行政前台审核，费用报销时提供发件清单，并做好费用统计，对公司整体快递费进行管控。8、前台接收件规定8.1不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取，决不允许捂件。若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。8. 2需支付到付快递费的快递收件，前台应联系相关人员确认快件属性，确认公司件由前台签收并先行支付费用，并保留好单据。若属收件人个人件，则由收件人亲自签收并支付费用。8. 3挂号信函原则上由前台通知收件人到前台签收确认，如收件人无法签收时，由前台与收件人确认后再办理代收手续。8. 4公司所有寄件的快递单统一由前台保管，便于对账和查询。9. 5为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人必须在前台通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外）。前台已签收的快递件并通知收件人来领取的，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。9、遗损件索赔9.1 寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。9.2 前台须对每单索赔件记录在快件遗失/损坏登记表上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务能力。10、相关表格快递收发登记表快件遗失/损坏登记表11、附则本制度于2014年11月1日开始正式实施，对本制度内容，员工如有任何疑惑之处，请随时向公司行政人事部咨询，以确保理解无误。快递收发登记表登记时间快递公司、单号寄件人部门/姓名内件内容对方单位名称收发件人签字确认快件遗失/损坏登记表登记时间快递公司、单号内件内容损坏/遗失情况备注