房地产档案的整理.docx

房地产档案的整理房地产档案的整理，是指根据房地产文件材料的价值确定保管期限，并对其进行选择、分类、排列、编号、立卷，最后编制案卷目录的过程。房地产档案整理时可采用装订与不装订两种不同方式。装订式的优点是能较好地保证文件材料的完整和卷内文件排列顺序的稳定；缺点是复印或扫描、借阅时常要拆装，增加工作量，也容易造成文件破损。不装订式立卷的优点是便于利用，进行复印、扫描时能够快速操作，免去拆装的麻烦；缺点是保存和利用过程中，如果管理不善，容易造成散失。1 .房地产档案的分类(1)分类标准的选择主题分类标准。主题分类就是按“房地产项目”分类。房地产产业是由每一个不同的房地产项目组成的，而每一个房地产项目从报批到被批准后启动项目、设计各种工程图纸，再到建成后销售，根据不同的使用群体，形成不同的使用档案，这是该房地产项目特有的，是别的房地产项目不可复制的。房地产本身体现着非常强烈的项目特征。所以，在其分类上，应充分考虑房地产的项目特征，围绕着房地产项目，把属于房地产一个项目的档案聚集在一起，并且有效地在各个房地产项目中建立有机联系，便于房地产档案查考利用工作的进行。种类分类标准。房地产档案由房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案构成。并且这三种档案都呈现出非常明显的功能和特征。房地产权属档案主要用在房地产权属的管理工作中，可以证明一个房屋产权的去向，在法律上具有证据性。房地产建设工程档案具有科技档案的特点，如工程的图纸、蓝图、竣工档案。它也是一个房地产企业未来工程设计的重要参考。房地产使用管理档案，是房地产日常管理过程中形成的档案，与房地产企业平时的事务性工作非常接近，使用也较广泛。时间分类标准。房地产档案按照时间分类，可以有按月度、季度和年度三种分类方法。按月度分类，周期短、对于短期内市场价格微调很有用处，但不适宜作为长期房地产市场发展的指导。按季度分类，对房地产的发展有很大帮助。因为房地产是一个投入大的行业，风险也较大。所以按照季度分类，把握一个季度的房地产企业的营收，对于制定下一步的发展方向，非常必要。按年度分类，是对房地产业每一年活动进行总结的重要依据。(2)分类方法的选择房地产档案分类的方法很多，在确定选用一种分类方法前，要根据具体的房地产档案的实际情况，进行深入的分析、合理的运用。这样才能保证为房地产档案管理和利用工作奠定坚实的基础。种类一一房地产项目分类法。即把房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案分为一级类目，再根据不同的房地产项目划分出二级类目。这种分类方法在房地产档案的管理中应用较为普遍。房地产项目一一种类分类法。即把房地产档案先按照每一个项目划分为一个大类，形成一级类目；然后再根据房地产档案包含的权属档案、建设工程档案和使用管理档案等种类进行分类，形成二级类目。如果除了房地产档案具有的这三种档案之外，还有其他需要归档的档案，可以根据具体情况再单独划分，也划入二级类目。房地产项目一一时间分类法。即把每个房地产项目的档案作为一级类目，再根据时间顺序，把一个项目的所有档案进行排列。这样分类可使得一个项目的所有档案聚集在一起，并且依照时间顺序，帮助房地产企业明确把握房地产项目的进展情况，制订每一步扎实的计划，避免出现致命错误。时间一一房地产项目分类法。即把一个时间段作为房地产档案的一级类目，然后再把这个时间段内的不同的房地产项目划分为二级类目。这种分类可以明确地显示出一个房地产企业在一段时间内的工作成果，方便房地产企业及时调整发展战略。2 .房地产档案的档号房地产档案的档号一般采用以下结构：房地产档案档号二种类号+项目号+案卷号(1)种类号：各类档案的代号，由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成。不同级位的类别之间可用间隔符”分开。如不产生误解可省略间隔符。种类号一般不应超过三级。(2)项目号：时间段、地域、工程或其他方面的代字或代号。各单位可根据各类档案的实际情况设定项目号。(3)案卷号：案卷排列的顺序号。在同一项目内不允许出现重复的案卷号。案卷号用阿拉伯数字标识，一般不能超过四至五位数。案卷按排列次序流水编号，不应有空号。档号示例如下：3 .房地产档案的组卷步骤(1)卷内材料整理卷内材料整理要按照统一的方法编写档案页码，以固定档案材料的顺序。页码一般从档案的第一页开始编起。图纸可在右上角编张号，照片在背面右上角编张号及所对应的底片号。(2)案卷封面填写卷内材料整理好后，还要填写案卷封面。案卷封面的内容包括立档单位名称、分类名称(或机构名称)、案卷标题、起止日期、总页数、保管期限、密级、目录号、分类号、案卷号等。(3)案卷装订案卷封面写好后要进行装订，装订可采用软卷皮、硬卷盒结合使用的办法。用软卷皮装订小卷，然后集若干小卷装卷盒。如土地登记文件材料，一个土地使用者的材料可立成一个小卷；再以街坊为单位，一个街坊的若干使用者的小卷归入一个硬卷盒。图纸装入卷袋或平放在图纸盒里，照片、底片放入照片档案册中。(4)编写案卷目录案卷目录包括顺序号、文号、档案名称、日期、档案起止页号、备注等内容。顺序号是指卷内档案的件号，一份档案为一个号，包括正文和底稿，按顺序编排的流水号为顺序号；文号指档案的字号，有文号的需填写上档案的字号；档案名称，有标题的可照抄档案文件材料的标题，无标题或标题不确切、不能反映档案内容的，需要拟写反映档案内容的标题；备注栏是用来说明档案的特殊情况的。