建设工程文件档案资料管理.ppt

第四章第四章 建设工程文件档案资料管理建设工程文件档案资料管理第一节第一节 建设工程文件档案资料管理建设工程文件档案资料管理第二节第二节 建设工程文件档案资料的归档与组卷建设工程文件档案资料的归档与组卷第三节第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类建设工程文件档案资料的验收、移交与分类第四节第四节 建设工程监理文件档案资料管理建设工程监理文件档案资料管理学习目标：学习目标：熟练掌握建设工程文件档案资料管理的基本概念熟练掌握建设工程文件档案资料管理的基本概念熟悉参建各方的档案资料编制质量要求与组卷方法熟悉参建各方的档案资料编制质量要求与组卷方法熟练掌握建设工程档案资料的验收、移交基本程序熟练掌握建设工程档案资料的验收、移交基本程序和了解建设工程档案资料分类和了解建设工程档案资料分类熟悉建设工程监理的文件档案管理方法和分类熟悉建设工程监理的文件档案管理方法和分类熟练掌握建设工程监理规范规定的建设工程报表体熟练掌握建设工程监理规范规定的建设工程报表体系和建设工程文件归档整理规范规定的建设工程文系和建设工程文件归档整理规范规定的建设工程文件归档要求件归档要求第一节第一节 建设工程文件和档案资料概述建设工程文件和档案资料概述（一）建设工程文件（一）建设工程文件（construction project construction project documentdocument）是指在工程建设过程中形成的各种形式）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工，也可简称为工程文件。程文件。工程准备阶段文件工程准备阶段文件（seedtime document of a seedtime document of a construction projectconstruction project）是指在工程开工以前，在）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。备阶段形成的文件。一、建设工程文件和档案资料的概念一、建设工程文件和档案资料的概念监理文件监理文件（project management document）是指监）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件施工文件（constructing document）是指施工单位）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；在工程施工过程中形成的文件；竣工图竣工图（as build drawing）是指在工程竣工验收后，）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件竣工验收文件（handing over document）是指在建）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。设工程项目竣工验收活动中形成的文件。（二）建设工程档案（二）建设工程档案（project archive）是指在工程建）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的表、声像等各种形式的历史记录历史记录，也可简称为工程，也可简称为工程档案。档案。建设工程文件档案资料建设工程文件档案资料是由建设工程文件和档案组成是由建设工程文件和档案组成的，是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术的，是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。像资料等资料。资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为论其具体是什么，均可视为资料资料。（三）档案（三）档案是保存备查的历史文件。档案是由文件是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的（或叫文书）转化而来的。广义的“文件文件”不仅指不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。作中直接使用的材料。文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点：文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点：（1 1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。案。（2 2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3 3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。为档案。(四四)建设工程文件档案资料载体建设工程文件档案资料载体(1)(1)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。纸质载体：以纸张为基础的载体形式。(2)(2)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。资料进行保存的载体形式。(3)(3)光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。资料进行存储的形式。(4)(4)磁性载体：以磁性记录材料磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等磁带、磁盘等)为基础，为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。真实性和全面性真实性和全面性 分散性和复杂性分散性和复杂性继承性和时效性继承性和时效性随机性随机性 多专业性和综合性多专业性和综合性 （五）建设工程文件和档案资料的特征（五）建设工程文件和档案资料的特征(六六)建设工程文件档案资料管理建设工程文件档案资料管理在实际工程中，许多信息由文件档案资料给出。建在实际工程中，许多信息由文件档案资料给出。建设工程文件档案资料管理指的是在建设工程信息管设工程文件档案资料管理指的是在建设工程信息管理过程中对作为理过程中对作为信息载体信息载体的资料有序地进行收集、的资料有序地进行收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加单位和加工、分解、编目、存档，并为项目各参加单位和参加者提供专用和常用信息的过程。参加者提供专用和常用信息的过程。(七七)工程文件归档范围工程文件归档范围 （1 1）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。均应收集齐全，整理立卷后归档。（2 2）工程文件的具体归档范围按照现行）工程文件的具体归档范围按照现行建设工程建设工程文件归档整理规范文件归档整理规范（GB/T 50328-2001GB/T 50328-2001）中）中“建设建设工程文件归档范围和保管期限表工程文件归档范围和保管期限表”共共5 5大类执行。大类执行。（1 1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；必备条件；（2 2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；扩建提供可靠的依据；二、二、建设工程文件和档案资料管理的意义与职责建设工程文件和档案资料管理的意义与职责（一）建设工程文件和档案资料管理的（一）建设工程文件和档案资料管理的意义意义（3 3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；技术资料；（4 4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；的完整无缺；（5 5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容；是项目管理的重要内容；（6 6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。设工程管理的依据。（二）建设工程文件档案资料管理职责（二）建设工程文件档案资料管理职责 建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档一个建设工程而言，归档(putting into record)(putting into record)有三有三方面含义：方面含义：(1)(1)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；构移交；(2)(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；交；(3)(3)建设单位按照现行建设单位按照现行建设工程文件归档整理规建设工程文件归档整理规范范(GB(GBT 503282001)T 503282001)要求将汇总的该建设工程文要求将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。件档案向地方城建档案管理部门移交。(一一)通用职责通用职责 (1)1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。(2)2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。(3)3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。(4)4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。(二二)建设单位职责建设单位职责 (1)(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；明确要求；(2)(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；进行立卷归档；(3)(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；(4)(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程收集