外部往来对帐管理制度.docx

外部往来对帐管理制度1、供应商档案的管理财务部应建立健全供应商档案资料。供应商档案资料应包括供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销商品等信息。如供应商资料发生变更，公司财务部应及时取得变更依据（工商证明等）并进行更新。2、合同条款执行的监控（涉及到返利费用的确认、收取等）返利费用的入账必须有书面依据（合同、协议等），应及时与供应商业务员确认，并要求供应商及时入帐，若有异议，请供应商及时与业务部或返利部协调处理。3、应收应付科目明细帐核对的具体要求每月财务结帐后，及时通知供应商前来核对应收应付帐（12201及20401科目），并出具对帐余额调节表（格式见附件），对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整：A、未达增值税发票：应及时查找未入帐增值税发票的去向，及时处理或退票，若是增值税发票中有而进货单中没有的型号数量，要求供应商提供我方的已验收证明，以便我公司业务员及时补订单；若是型号或单价有误，可及时退换不；B、未开折让部分，要求供应商及时开具。4、应收返利的核对与确认的具体要求，各种应收返利（含活动返利）应及时向各供应商发返利确认函，并在指定时间内让供应商业务员将对方财务签章确认的确认函带回，如有差异及时沟通、及时解决，从而确保返利收入的真实性、合法性。特别是各种活动返利一定要把对方业务员的口头协议变成书面协议，并得到供应商的确认，使公司的收益以法定的形式固定下来。如果供应商不及时带回确认函，财务有权不付款。5.应收费用入帐的合理性的具体要求（指公司收取的应收费用入帐的依据）A、所有应收款项及未挂应收临时收回的款项应由供应商财务确认或由供应商财务授权委托的业务代表签字确认。B、财务部返利组负责与供应商确认合同、补充协议中规定的各项应收款项；业务部负责与供应商确认各项临时性的、无合同和补充协议的应收款项。6、商品采购明细帐的核对的具体要求每月查询商品采购帐（131科目）的帐面余额，若出现借方余额，应及时查找原因，对于所有商品采购借方余额的必须编制原因说明并由财务经理签字归档保存。若是清场结大帐，必须核对商品采购帐。商品采购账贷方余额需要清理，商品采购账余额较大时是因为供应商业务员没有及时把发票传递到来。当月所有的采购入库，仓库单据必须在2天内全部流转到财务，财务部必须2天内在用友系统中进行入帐处理。7、对帐时间规定分公司财务部必须加强与供应商常规对帐工作，规定对业务往来较多的供应商每月对帐一次，业务往来较少的每季度对帐一次。各种应收返利及费用必须每月与供应商核对一次，如果供应商业务员不及时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。分公司财务部向供应商发出对帐确认函，要求供应商提供往来明细帐及相关对帐资料，合理的做好对帐计划，确定责任人。每次对帐完成后出具对帐确认函，并要求供应商加盖单位公章，及时处理对帐工作中出现的问题,分公司无法处理的应及时上报财务管理中心。8、各分公司每月向总部上报的资料（1）往来对帐进度表（2）新增供应商档案（3）供应商异动情况报告（4）供应商资信报告（5）帐龄分析报告。（6）欠款金额（供应商）前十名名单、金额、净利率、欠款原因及付款计划。（7）合同约定预付款的执行情况表。（8）合作不愉快、操作不规范的供应商名单（黑名单）10、相关的处罚规定1）没按规定的时间报送相关资料罚款50元。2）报表不全的，或内容不真实的罚款50-100元。3）每月未按规定对帐的罚款50元，对帐内容不完整不真实的罚款50-200,并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行降职、撤职等处分。4）有关人员未按有关规定确认应收返利、应收费用就自行挂帐的每次罚款50元，业务人员没有及时把应收返利、费用的书面确认书上交财务部导致公司损失，一切责任由业务人员承担。5）未按合同规定挂帐或帐扣的或变通挂帐给公司利益造成损失的，每次罚款50元，严重的要进行行政扣分。6）未及时清理商品采购借方余额、以及未及时对预付款进行监控导致多打预付款的，要对往来主管及有关责任人员罚款每次200元，严重的给预行政扣分，建议有部门对其进行降职、撤职等处分。7）其它违反规定给公司造成损失的每次罚款50元。