煤炭企业档案整理规则.docx

煤炭企业档案整理规则煤炭企业档案整理规则为加强企业档案管理，提高现代化管理水平，各企业档案管理工作逐步实现科学化，规范化，标准化，进一步促进企业档案信息资源的开发利用，更好地为企业生产，经营管理和科技进步服务，特制定本规则。主题内容与适用范围1.l本规则规定了煤炭企业档案的分类原则，分类方法，类目设置，标识符号，编号原则和方法等。1.2本规则主要适用于煤炭系统矿务局、矿、机械厂等企业单位档案的分类整理，组织案卷和排架管理，是煤炭企业档案分类的基本依据。煤炭系统其他单位可参照执行。2引用标准2.1 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定2.2 工业企业档案分类规则3分类原则3.1 煤炭工业企业档案分类原则是以煤炭企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足现实煤炭企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的要求，具有一定的包容性和延伸性，使之便于科学管理和综合开发利用。3.2 煤炭工业企业档案分类以企业职能为基础，类目设置充分考虑了企业档案工作实际情况。为便于管理利用，本规则只设二级类目。4名词术语4.1 企业档案：是企业在各项工作活动中形成的全部档案的总和。4.2 类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。5类目的设置5.1 一级类目的设置：煤炭工业企业档案分类设置十二个一级类目。即党群类、行政类、经营类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、职工管理类、特殊载体类。5.2 二级类目的设置：煤炭工业企业档案二级类目按照企业管理职能和特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。企业可结合本企业的实际情况，确定三级类目，亦可根据需要，增设四级类目，但类目设置一般不宜超过四级。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目，没有实体档案的类目可空号不用。若个别档案确无合适的二级类目，可自行在已有的二级类目之后增设1-2个二级类目，同时报部备案。53煤炭工业企业档案分类二级类目的设置方法如下：5.3.1党群类、行政类、经营类、生产技术类的二级类目按问题或管理职能设置。5.3.2地质勘测类的二级类目按专业设置。5.3.3基本建设类的二级类目按工程项目性质设置。5.3.4科学技术研究类的二级类目按专业设置。5.3.5设备仪器类、产品类的二级类目按各类和专业用途设置。5. 3.6会计类的二级类目按文件形式（名称）设置。6. 3.7上述几大类的三级类目及三级以下类目的设置方法，企业可根据情况自行确定。7. 3.8职工管理类的二级类目按干部，工人，离退休职工，死亡职工四类分别设置，三级及三级以下类目设置按中组部，人事部的有关规定执行。5 .3.9特殊载体类的二级类目按载体形式设置。三级及三级以下类目，可视其内容采取与纸质档案相同的分类方法，也可根据内容单独分类。特殊载体类因其载体形式及保管要求不同，应分库保管。6名词术语6.1 煤炭工业企业档案分类一级类目用英文字母标识。即：党群类一一A行政类一一B经营类一一C生产技术类一一D地质勘测类一一E基本建设类一一F科学技术研究类一一G设备仪器类一一H产品类一一J会计类一一K特殊载体类M6. 2煤炭工业企业档案分类二级类目采用阿拉伯数字标识，并采用双位制，即从11开始，以后用12,13，99等来表示，直至99结束。7档案的编号排列7.1 党群类、行政类、经营类、生产技术类档案的编号排列方法：7. 1.l上述几大类均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列。编号排列方法示例：A-Il-IOl案卷顺序号二级类目一级类目71.2在编号时，除英文字母与阿拉伯数字之间不用隔点外，各级类目，各级类目与年度，各级类目与案卷顺序之间均用将二者隔开。7. 1.3企业可根据实际情况，选用合适的编号排列方法。但在同一个单位内，必须采取同一种编号排列方法，以免造成混乱。7. 1.4由于上述编号法没有考虑档案的保管期限特征，在实际排列中可采用不同颜色的色标来分别标明永久，长期，短期三种保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于鉴定移出。在案卷排列时，应按照永久，长期，短期的顺序排列。7. 1.5色标可采用红、兰二种颜色来分别表示永久、长期二种保管期限。色标可粘贴在卷盒或卷夹脊背“档号”栏上方位置。7. 2地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类档案的编号排列方法：1.1.1 2.1上述几大类档案均采用按大类分属类的编号排列方法，即在每个一级类目内按二级类目（单个项目，专业，产品，课题，工程，设备仪器等）顺序编号排列。1.1.2 上述几大类档案在编号及案卷排列时，均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统与完整性，便于统计，鉴定、利用等工作。1.1.3 档号的编写方法同7.1.27. 2.4按大类分属类编号排列方法示例F（一级类目）Tl（二级类目）TOl（案卷顺序号）排列各类档案的案卷排列，均按该类分类编号依次排列，即按各类案卷号顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。执行本规则于印发之日起执行，在此之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动，未组卷的也可按此规则整理组卷。