建筑企业档案管理制度.docx

建筑企业档案管理制度建筑企业档案管理制度第一章总则为规范建筑企业档案管理工作，提高档案管理水平，保障企业档案的安全性、完整性、可靠性及可检索性，制定本制度。第二章组织体系一、建筑企业档案室是企业档案的管理机构，设在企业办公楼内。二、建筑企业档案室人员应具备较好的文化素质和专业知识，由企业领导任命。三、建筑企业档案室应与企业信息化中心、资料室、财务部门等沟通,进行联动管理，保证档案信息的及时共享、准确无误。四、建筑企业档案室定期将工作情况向企业领导汇报，并接受监督和考核。第三章档案收集一、建筑企业档案室应在企业内部建立档案查询服务制度，明确收集标准及程序，并审查收集材料的真实性。二、建筑企业档案室应建立档案鉴定程序和制度，将档案进行压缩、分类、归档、保管及封存。三、建筑企业档案室应按照国家法律、法规和政策规定的时间范围保管企业档案，届时应按规定进行档案审定和销毁。四、建筑企业档案室应建立档案借阅及调阅申请制度，按照管理权限、需求等分类及时处理。五、建筑企业档案室应做好档案保密措施，保证档案的合法存储、传输、共享及销毁。第四章档案整理一、针对建筑企业档案的特点及管理要求，建筑企业档案室应当定期对档案进行整理、翻新、覆盖、维护及补档工作。二、针对不同级别的档案，建筑企业档案室应进行科学分类、排序。按档案的年代、类别、主题技术性等进行分类存放，建议至少分类存放、分类编号。三、建筑企业档案室应建立档案标准规定和流程。四、对于因前期工作未及时整理的档案产生缺失或遗失，建筑企业档案室应在启动补档程序前，必须进行严格审核及过程管理；补档时应加强监管及保密策略，对各个环节进行评估、核实及总结。第五章档案借阅一、建筑企业档案室应在规定档案保管期限内按需要予以提供资料借阅服务，但禁止泄露商业机密及影响企业正常经营的内容。二、借阅人提出档案借阅申请，需标明借阅目的、时间范围、使用单位、范围等内容，填写借阅申请表和借阅协议，并提供介绍信或证件。三、建筑企业档案室应及时对借阅申请予以审批，并记录借阅档案的档案名称、起始日期及归还日期等相关信息。借阅档案应进行清点、查验确认，保证档案完好无损、准确无误。第六章档案销毁一、建筑企业档案室应严格执行国家法律、法规及规定的档案保管期限，对已达到保管期限的档案应进行审定销毁。二、建筑企业档案室应按照规定对建筑企业档案进行分级处理，对秘密及机密级别的档案应实施专门销毁程序，确保不留痕迹。三、建筑企业档案室应根据档案的具体情况，采取符合规定的销毁方式。锁库销毁的档案应处理后贴上标签并签名。四、建筑企业档案室应定期对已销毁的档案进行记录、摘要汇总及目录调整，以便于管理工作的查阅及补档。第七章后勤和安全设备建筑企业档案室应配置标准档案柜、保险柜、电子存储器、防火安全设备、防水、防潮、防腐等安全设备，并定期检测及维护，以确保档案物品的安全。第八章违规管理一、违规行为包括但不限于虚假收集、档案伪造、档案泄露、档案故意损毁、盗窃等行为。二、一旦发现违规行为，建筑企业档案室应及时报告企业领导、承办部门及相关单位，协调处理，严肃查处。第九章附则本制度由建筑企业档案室负责解释。本制度自颁布之日起实施，以前制定的档案管理制度或管理规定，如与本制度相悖，以本制度为准。