公文管理规定.docx

公文管理规定一、目的意义：为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。二、公文定义：本规定所称公文，是指公司内部以及公司与其它组织之间为处理内外事务而形成各种来往、记录的文本。三、公文种类：公司使用的公文包括收文和发文两大类，主要种类包括：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告等。四、公文格式：目前公司公文从格式上分为三类，即红头文件、内部通告、会议纪要，各类公文格式具体见附件。1、红头文件。主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事变动等公司文件或以公司名义转发的公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司综合部，公司二级及以下部门不得印发红头文件。2、内部通告。主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3、会议纪要。主要用于记录公司或部门经营管理或重要工作会议主要内容、结论与决议。五、公文处理单公司公文处理单分为公司收文处理单和公司发文办理单(见附件)，分别适用于公司来文和发文的处理。六、公文密级。公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司保密规定提出。七、公文处理时限。除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。八、责任部门。综合部是公司公文办理的责任部门，是公司公文唯一的进口和出口。综合部应指定专人负责公文办理工作。其他部门需要办理公文的，应一律归口到综合部办理，以确保公文办理工作的规范和有序。九、发文处理流程(1)公文签发。各部门拟文后，综合部统一按流程初审后进行签发。公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。以公司名义行文的红头文件，经审签后，盖本公司公章发出。其它公司一级部门下发的内部行文，也可采用签发人签名的方式发出。(2)公文分送。一般情况下，分送公文应采取签收方式采用签收。公司二级部门文件或特殊情况下可以传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（3）公文阅处。公司文件草拟之后，由综合部同意报公司签批。领导收到公文后，应及时在公文上作出处理意见（签发或批复等）。（4）公文反馈与跟踪。综合部部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门，拟办部门要在（同时保存批示件的复印件）。（5）公文清理、存档和销毁。各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。十、收文处理流程1、签收登记。综合部负责公文处理的专员收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证，然后按照内部收文和外部收文两个类别进行登记，将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。2、收文拟办。综合部经理或主管要对公文进行认真的阅读分析，具体的办理意见，供有关领导者审核、批示，或按照有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办；3、领导阅批。由综合部负责公文处理的专员将综合部经理或主管提出拟办意见的文件交由有关领导者或部门负责人，对公文包括公文的拟办意见进行认真阅读分析之后，提出处置意见。4、分发承办。综合部负责公文处理的专员将领导人或部门负责人的批示或办理意见分送有关部门承办，承办责任部门或责任人按照领导阅批的意见对公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。综合部还应对公文的承办情况进行催办督查，确保领导批示得到贯彻落实。5、清理、立卷和归档。办毕公文办毕后，应区别不同情况,对收文进行清退、销毁、和暂存处理，以防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响；同时将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存和管理。十一、附则本规定自经营层管理会议批准之日起正式执行,由综合部负责解释和修订。