和平小学档案室管理制度.docx

和平小学档案室管理制度为加强学校档案管理，充分发挥档案信息的作用，按XX省中小学档案管理暂行办法等有关法律法规，结合我校工作实际，特制定本制度。一、主题内容与适用范围（一）本制度规定了学校各种文件材料的形成与归档、档案管理以及考核的一般要求。（二）本制度适用于本校档案管理二、归档制度（一）归档范围凡是学校在各项活动中形成的文件材料，由各职能部门负责人按业务范围负责收集、整理后归档。（学校各职能部门领导为兼职档案员）（二）归档时间1 .文书档案：党群工作、行政管理等部门，要搞好本部门平时档案的收集管理工作（外出开会、学习，带回的材料、发言稿，有关部门寄来的材料及时整理、保存）。在当年底督导评估后进行整理，第二年四月份立卷归档。2 .教学档案文件材料以及能按学校归档的文件材料在第二年的六月底前立卷归档。学籍档案材料毕业一个年级归档一个年级。3 .会计档案中的凭证、账簿、报表在帐务年终了后，由财务部门立卷保管一年后移交档案室归档。4 .基建工程档案按顺序整理，确保完整性，工程完工验收、结算完毕三一六个月后把材料整理齐全后，及时移交档案室。5 .采购设备谁负责谁收集材料，在第二年度三月底前归档。随机文件在开箱时必须及时归档。6 .学校每年形成的照片、录音、录像等材料及事物按有关规定随时整理立卷，定期交档案室归档。（三）归档的要求与手续1 .纸张要用适宜于长期保存的。2 .会议记录必须是手写。其他材料字迹要用油墨、墨、碳素墨水，禁止用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔、手写复印、扫描复印。3 .摄像、照片拍摄要突出主题、会标、主席台要完整拍下来，领导讲话、发奖场面、投票场面要单独拍。摄影人员负责编写文字说明，一定要保留底片，及时分类。学校重大活动的录影带、录音带负责摄制者年终录到一个带子上。4 .会计档案除经办人外，任何人不得借阅，上级部门查阅必须有财务人员在场。5 .属于学校重大活动、制度、规定等重要的有保存价值的不能一稿代替，必须要有初稿、审定稿、正式稿。此类文件软盘不得随意删除，可专设软盘保存归档。6 .教师个人的有关材料本人必须妥善保存，要有历史观念，以免后悔。获奖及发表文章必须进行复印，交负责宣传的报宣传科后交档案室存个人档案，个人留底保存。7 .办公设备、电教设备必须分开整理归档。8 .归档时应填写移交清单，核实无误后签字。9 .各部门文件材料的形成、积累和整理归档工作要列入工作计划和岗位责任制，有考核措施，作为年终考核的内容之一。10 .文件材料不完整，不准确、不齐全、或未经系统整理，档案室有权拒收。三、档案的保管（一）认真贯彻实施档案法、山东省档案条例和有关档案工作的法律法规。（二）办公、阅览、库房要实行三分开。（三）档案员负责宣传、督促、检查全校有关部门分管档案的形成、积累及立卷工作，组织全校档案的收集、整理、保管、统计及保管期限划分的审定工作。案卷整理要做到标题简明准确，文件排列条理，编页号、登目录、填备考表。案卷装订整齐结实、美观大方，封面整洁。（四）借阅及利用效果的记载工作必须及时。（五）对已超限的档案由档案员提出鉴定存毁意见，鉴定与销毁工作由学校档案鉴定销毁小组组织进行,（六）要经常检查档案案卷质量，经常检查档案库房、装具、设备情况，经常检查库房安全，保持整洁，做好湿度记录，及时调整和控制（七）要配备相应的设备和消防器材，搞好防潮、防尘、防虫、防盗、防火等工作，保证库房安全。（八）定期统计核对档案，做好档案材料的编研工作。（九）档案借阅是提供利用档案的一种基本形式，要强化管理，做好借阅工作，控制流转中的安全和保密，确保及时归还。（十）档案管理要适应高新技术发展要求，逐步实现应用电子计算机现代化管理方法和手段。